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空间礼仪产生于人类对领域的占有欲和安全感。在非语言符号系统中，交往空间是一种特殊的无声语言。它是指一个人与另外一个人交往时，会无形中感到彼此间应该有－ 种距离才能心定神安。让我们先来回忆一下现实生活中经常遇见的几个现象。某大厅里的一个长沙发上正有一个人坐着，当另一个人也去坐的时候，人们会发现他通常是坐在离这个人尽可能远的一端，尽管这个沙发能容得下三四个人。在某个宽敞而又空闲的阅览室里，一个人正独自坐在一张大桌子前，此时有另外一个人坐于他的身旁，而且越靠越近，会立即引起这个人的“觉醒”或“心神不定” ，或显得反感，向另一旁挪动。这是为什么呢？ 美国心理学家罗伯特· 索默的研究结论便是很好的答案：人都具有一个把自己圈住的心理上的个体空间，它就像一个无形的“气泡”一样为自己“割据”了一定的“领土” ，一旦这个“气泡”被人侵犯，就会感到不舒服、不安全，甚至恼怒起来。这个答案可以使我们明白，人体周围都有一个属于他个人的空间，犹如他个人身体的延伸，人际的交往只有在这个空间允许的限度内才会显得自然。否则一旦冲破这个界限，就会使交往双方或某一方做出本能的反映，或手脚不自然的动作增多，眨眼的次数增加；或挺直身体，展开双肘呈保护姿势；或干脆退而避之，给进一步的交往带来困难。美国人爱德华· 霍尔博士划分了四种区域或称距离，每种距离分别与双方的关系相称。
第一，亲密距离。这是人际交往中的最小间隔或几无间隔，即通常所说的“亲密无间” 。其近段在１５cm 以内，彼此可能肌肤相触，耳鬓厮磨，以至相互能感受到对方的体温、气味和气息，如拥抱、接吻等。其远段在１５cm ～ ４４cm 之间，表现为挽臂执手，促膝谈心等。这一距离有非常特定的场境和对象，一般属于私下情境，说悄悄话，或在贴心朋友、夫妻和情人之间。在社交场合，大庭广众面前或一般的异性之间是绝对禁止的，否则不仅不雅观，还会因为不行“礼”而引起另一方的反感甚至冲突。
第二，个人距离。这在人际间隔上稍有分寸感，表现为较少的直接身体接触。一般近段在４６cm ～ ７６cm 之间，正好能相互亲切握手，友好交谈。远段在７６cm ～ １２２cm 之间，已有一臂之隔，恰恰可能的身体接触之外。这一距离通常为人们在交往场合所接受，它有较大的开放性，任何朋友和熟人都可以自由地进入这个空间。
第三，社交距离。这已超出了亲密或熟悉的人际关系，而是体现出一种社交性的或礼节性的较正式关系。近段在１畅２m ～ ２畅１m之间，一般出现在工作环境和社交聚会上的交往。远段在２畅１m ～３畅７m 之间，往往表现为更加正式交往的关系。一些有较高身份和地位的人往往通过一个特大办公桌的相隔与下属交谈。这一距离大都是考虑到交往的正式性和庄重性。如企业或国家领导人之间的谈判，教授与学生间的论文答辩等，以增加一种庄重的气氛。
第四，公众距离。在这个空间中，人际间的直接沟通大大减少了。其近段在３畅７m ～ ７畅６m 间，远段则在７畅６m 以外。这是一个几乎能容纳一切人的“门户开放”的空间。人们完全可以对处于这个空间内的其他人“视而不见” ，不予交往，因为相互间未必发生一定联系。在这个空间的交往，大多是当众演讲之类的。
这四种交往距离、范围的划定，为公关人员寻求最为适合特定场景和对象的交往空间提供了大模式，但这一距离范围并不是“铁板”一块，不同的人所需的个体空间的范围有所不同，同一个人在不同心理状态下所需的个体空间也会有所变化。因此，交往空间仍有较大的伸缩性和可交往性。影响它的主要因素有：
第一，不同文化背景或民族差异的影响。实践研究表明，地中海国家的人交往时允许有较多的身体接触，相互靠得较近；而北欧国家的人则相互离得较远，很少有肌肤相触。同是欧洲国家，法国人与英国人交谈时，法国人总是保持较接近的距离，乃至呼吸也会喷到对方脸上，而英国人会感到很不习惯，步步退让，维持适合于自己的空间范围。同是美洲国家，对北美人来说，最适宜的交谈距离是距一臂至４ 英尺，而南美人交谈则喜欢近一些。北美人为了避免文化差异造成的个体空间不协调，常常就以桌椅作为隔开的屏障，而南美人甚至会不由自主地跨过这些屏障，以便达到他感到舒服的交谈距离。东西方文化的差异对交往距离的影响就更大一些，如一个美国人和一个日本人站在一个大厅里谈话，由于两个人
有不同的交际距离概念又没能相互了解对方，便闹出一场笑话：美国人喜欢站在三四步远的地方谈话，而日本人总想站近一点，致使双方都为能保持让各自感到舒适的距离，日本人不断向前以调整他的空间需要，而美国人则步步后退以满足自己的空间不受“侵犯” 。一进一退，绕了大厅走了一圈。把这段情形录像下来并以快速放映时，会感到这位日本人在带这位美国人绕着大厅跳舞。结果，日本人觉得美国人太冷淡、太别扭、太腼腆；而美国人则觉得日本人亲昵过度，太危险。
第二，社会地位和年龄差异的影响。地位尊贵的人物，较之地位低俗的人需要更大的个体空间，一般是有意识地与下属和人群保持相当距离，更不能容忍这些人紧靠着他说话，乃至抚肩拍背或气息喷到脸上。同样，年龄差异较大的人之间交往距离的人为缩小产生的感觉，较之同龄人之间会淡化一些，比如抚摸儿童的头和脸，而在成年的同龄人之间就是一种不敬的表示，会显得粗俗无礼。
第三，性格差异的影响。性格开朗，喜欢交往的人更乐意接近别人和别人的靠近，个体空间相对较小。而性格内向，孤僻自守的人不愿主动接近别人，宁愿把自己孤立地封闭起来，当然对靠近他的人也就十分敏感，他们的个体空间一旦受到侵占，最容易产生不舒服感和焦虑感。具有主动性格的人，容易无意识地单方侵入对方的个体空间，而客观上给对方造成威迫的压力或巴结的情势。
在正式的社交场合，易为对方看不起。日本的公关人员往往就是通过就座的空间位置来判断公众的性格和心理。
第四，性别差异的影响。一般来说，女性相聚比男性相会站得近。女性同男性对空间位置的安排也不同：女性往往靠在她喜欢的人旁边，而男性则选择在他喜欢的人对面坐着。女性最反感陌生人坐在自己旁边，男性最不喜欢陌生人占据自己对面的位置。而且，男性会把坐在对面的“闯入者”视为竞争的威胁，女性则把坐在身旁的“闯入者”视为有意识的侵犯。
第五，情绪状态和交往场景差异的影响。人在心情愉快舒畅时，个体空间就会缩小，允许别人靠得很近；而若生气闷闷不乐时，个体空间便会非理性地扩张，甚至连亲密朋友也可能被拒之于外。在拥挤的社交场合，如舞会、聚会等，人们无法考虑满足自己的个体空间的需要，而较易容忍别人靠得很近，但会设法避免视线或呼吸的接触。当面对面时，眼睛会很自然地注意对方的头顶或空间的某个位置。然而，若在较为空旷的社交场合，人的个体空间就会自然扩大，当别人毫无理由地侵入时，便会引起怀疑和不自然感觉。
以上是根据人的生理心理原理和礼仪规范的基本要求对人际交往的空间作出的概括性和普遍性的分析。尽管从社会到个人都存在一定的差异，并会对交往距离发生不同程度的影响，但公关人员最终还是应该学会在实践中摸索总结出既能适合对方，又能适合场景、适合自己的交往空间的三维标准。只有这样，才能应酬于各种社交场合，在人际交往中始终达到沟通与行“礼”的最高统一。
