档案复查换证工作计划{汇总5篇}

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档案复查换证工作计划范文第1篇

档案管理工作计划：

1.积极掌握并了解档案管理相关制度，贯彻并认真执行公司档案管理制度，做好公司档案的收集、整理、归档、编目、统计，对现有已入档文件进行重新全面整理和检查，并实时对公司档案实行集中统一管理(将现存档的塑料档案盒全部统一化换成牛皮纸档案盒装置)。做好公司档案资料的接收，确保档案资料借阅完整无损，分类清晰、无缺损。

2.在整理过程中，确保公司档案完整安全，标记出缺失文件的档案，尽力查找其借阅历史，若属于尚未归还状态应及时督促相关部门归还。在整理已有档案的同时，对新入档案的保存要做到及时有效，确保其规范性。

3.通过对档案室及办公室档案的排查整理，对档案进行目录管理的同时，要力争做到对公司档案做到心中有数，确保在需要时能快速、准确地查找到相关档案，对现有工程或者经常借阅的文件档案要做到熟知，建立公司及各项目档案资料的电子信息化编制、随时备查，编制汇编、检索工具和档案参考资料，提高档案利用率，提高效率。

4.严格按照公司档案管理制度借阅、浏览档案，在确保档案管理规范、安全的同时，想出更加快捷、方便、安全的借阅程序，做到档案存入借出有据可查，对出入档案文件做好手头记录，要稳、准、细。

5.不断完善档案管理制度，按照档案管理制度要求对各部门的档案认真检查，不定期对公司各个部门的档案情况进行汇总，做好协调工作，共同保证公司档案的完整和安全。

6.随时进行档案大事记的更新，做好大事记的记录、汇总工作，及时收集材料并归档。按时准确记录公司大事，能够当时闭合的当时闭合，需追踪结果的及时跟踪，确保大事记准确完整。

7.恪守档案管理员职业道德，做好保密工作，平时工作要有计划、有措施、有成效，熟练自身业务。加强档案管理工作的学习。

8.按进度确保每日两个档案柜的文件核查工作，将档案室文档排序整理，确保与目录相匹配。完成办公室档案柜整理之后，对档案室文件进行逐步核查。

9.营业执照的年审工作，及时的了解工商局的年审政策信息。

文印室管理工作计划：

一、确保各部门办公耗材的领用

先前文印室的耗材物品领用过程混乱，管理无序，对此，我们采取了一些新的措施：一是重新制定新版物品领用单，补充了过去领用单上的一些不足和不完善的地方;二是对于物品的领用必须要有办公室领导签字同意的方可领取(特殊情况除外)，堵塞漏洞;三是打印机加粉及更换硒鼓要求文印室人员全程跟随，确保不出问题;四是做好日常文印耗材的登记工作，定期清点、统计上报领用情况，节约使用文印耗材。

二、严格遵守保密制度，加强保密意识

在文件资料复印或打印中，能够认真执行保密制度，文件底稿能够妥善保管，及时把作废的文件底稿销毁，在复印方面一些带密级的文件未经领导批示，一律不打印复制。如有需要印制涉密文件的，我们都要求各部、室人员做好相关登记。能够做到该看的看，不该看的一律不看，该说的说，不该说的一律不谈。

三、正确使用设备，做好设备维护工作

对文印室的机器设备，我们能熟练掌握使用这些机器，爱惜设备，严禁不正规的操作方式，能排除其出现的一般故障，并定期督促专业人员做好机器的保养工作，避免机器出现故障，影响正常工作。在印制材料过程中设备出现不能解决的问题，及时的联系维修人员进行维修。

四、加强自身理论学习，全面提高自身素质

档案复查换证工作计划范文第2篇

基础的车间电动机档案管理系统

前言

计算机运行速度快，存储量大能够进行大量的数据处理，是车间实现设备现代化管理的有效手段。目前，计算机已经在基层车间普及，应用广泛。foxpro数据库管理系统就是目前广泛被车间应用于档案管理的软件。它具有强大的数据管理处理能力及简单方便的使用方法。本文通过foxpro进行数据分析、方案论证及各种模块的设计来完成车间电动机档案管理系统。

1.问题的提出

1.1.车间电动机档案管理现状版权所有

电气车间下属6个班组，负责维护管理全事业部三套装置和公用工程共774台电动机。数量多，型号杂。化工生产注重安全、稳定、长周期运行。774台电动机中若有一台发生故障，均可造成生产波动甚至停工。电动机管理还需要一个互换备用的问题，即一台电动机故障时需要迅速查清相同型号、功率、转速、及安装尺寸的电动机来代替，以解生产的燃眉之急。现在，电动机档案管理采用的是人工记录、查询的办法。这种档案管理存在的问题是：

1)工作效率低由于电动机数量多，每一台电动机的参数和检修内容需独立地建立在一个档案记录本上，造成电动机档案记录本的数量很多。日常生产中需时常查找某一台电动机的资料。在众多的档案记录本中快速、准确地找出该电动机的资料，费时费力。

2)错误率高由于手工纪律电动机档案是机械式的重复劳动，容易使技术人员感到枯燥厌恶，出现笔误。

3)档案不易保存电动机档案记录本占用空间大，常有借阅丢失现象。

4)档案不易更新车间在日常维护时要经常检修电动机，有时还要对烧毁的电动机进行换型，档案必然重作记录。

5)不易实现同型号电动机的查询全车间管理774台电动机，其中440台电动机处于长期运行状态，其它备用。若其中有一台发生故障，为保障生产连续运行，需在备用电动机中寻找同型号、功率、极对数和安装尺寸的电动机来代换。现场查找、翻阅电动机档案都很麻烦、费时。

6)不适应电动机日常管理工作日常管理需查找电动机空载电流和历年检修记录，复杂、繁琐。

7)编制年度大检修计划需查阅大量电动机档案记录化工装置的电动机检修是强制性的，即电动机运行到一定年限后就要停车检修。车间共管理774台电动机，按4年的检修周期计算，每年需报190台电动机的大修计划。如编制2003年电动机大修计划时就需要逐一查询“1999年度电动机大修记录”，工作量很大，且易发生遗漏现象。

1.2应用foxpro数据库管理电动机档案的可行性分析

foxpro数据库系统可以帮助我们利用计算机来存储和管理数据，把数据组织在一个个独立的数据文件中，实现按文件名访问，按记录存取的管理技术。

电动机档案中的数据具有多种类型，符合数据库系统的所有特点。

1)数据的结构化

档案文件内部的数据是有结构的。如p－201a电动机档案记录如下：

名称p－201a功率4.5kw电压380v电流8a

前轴承6308zz后轴承6208zz极对数4轴径38mm

中心高166mm地脚150×156mm

检修记录1997年大修，清洗、解体、加油，更换前后轴承。

空载电流3.4a3.5a3.4a;2001年大修，清洗、解体、加油，更换前后轴承。空载电流3.4a3.6a3.5a。

从整体上来看，以上数据是没有结构的。不过可以把电动机档案的数据库分成许多单独文件，使许多文件在整体上也服从一定的结构形式，从而适应大量电动机档案数据管理的客观需要。

2)数据共享

共享是电动机档案管理系统的目的，一个数据库中的数据不仅可以为生产班组、车间共享，还可以在动力计控处、机动处甚至在整个公司系统中共享。

3)数据具有独立性

电动机的计算机档案管理系统具有录入、修改、删除、查询、打印功能。数据库系统按照这样的功能处理数据，可档案记录本中数据的相互依赖、相互影响。使管理系统的几个主控模块相互独立，依据工作需要查找出来的数据简单、实用，一目了然。

4)可控冗余度

电动机档案按各班组管辖范围要求两级管理，即班组一套档案，车间一套。每个用户都有权使用自己的数据。实现共享后，同一数据库中的数据可集中存储，共同使用，可以避免重复，减少冗余。

1.3电动机档案的数据模型

foxpro数据库中的数据从整体来看是有结构的即所谓数据的结构化，整体结构是关系型。关系模型采用人们惯常使用的表格形式为存储结构，操作人员可以很快掌握。本电动机档案管理系统中的数据采用这种模型。

1.4数据库的管理和应用系统

数据管理系统是建立、使用和管理数据库的软件系统由三部分组成

1)数据描述语言用来描述数据库的结构，供用户建立数据库。

2)数据操作语言对数据库进行数据查询和存储的操作。

3)其它管理和控制系统

foxpro是将以上两种合为一体的语言。数据库应用系统是在dbms支持下运行的一类计算机系统，数据库应用系统包括数据库、应用程序和支持它们的专用或通用的dbms。

由以上分析得出结论：可以使用foxpro数据库来完成电动机档案管理系统。

1.5基本思路和预计效果

鉴于以上原因，我们拟采用计算机foxpro数据库系统建立车间电动机档案管理系统。一方面可以提高电动机档案管理水平，另一方面极大地减少技术人员的工作量，把技术人员从繁琐的事务性劳动中解脱出来，从事其它技术性工作。

首先把电气车间全部电动机的技术资料进行整理、汇集，录入到一个数据库文件中。为了便于记忆，将数据库文件命名为dq－ddj。利用该数据库可随时进行电动机档案的检索，进行档案的修改、更新、打印、查询等工作。解决1.1.1中列举的诸多问题，主要是以下几个问题：

1.5.1电动机档案的录入

建立一个数据库，录入电动机的基本参数和技术数据，并且可以随时增加检修内容。一台电动机词条下应该有功率、电压、电流、极对数、前轴承号、后轴承号、轴径、中心高、空载电流、地脚尺寸等字段。以上作为电动机的原始数据，每台电动机为一个记录，该记录下可随时增加、更改的内容为检修内容。每次检修电动机后，录入检修内容，成为电动机的档案。检修内容包括：解体、清洗、加油、更换前后轴承。

1.5.2查阅任意一台电动机档案

班组根据电动机平时运行情况，结合历年检修内容可作出日常维修方案。这就要求电动机档案要有按电动机名称查询库内容中功能。

1.5.3编制年度大检修计划

按检修周期确定大检修计划时主要以检修年份为标志。如编制2003年度大检修计划时，按4年的检修周期就可以查询库中所有的记录，凡是1999年检修过的电动机均要列为2003年度的大检修计划，表格为：

名称功率前轴承号后轴承号

p－201b5.5kw6305zz6205zz

c－201a3.8kw6303zz6203zz

························

这样即可列出1999年检修过的电动机，也就是2003年将要检修的大检修计划表，前后轴承号作为材料表。然后交付打印。

1.5.4查询同类同型号电动机互为备用

一台电动机故障后，需要查询其它同样技术数据的电动机备用。因此，要求数据库能够按照特殊条件来查询。即把电动机的功率、电压、极对数、前轴承号、后轴承号、轴径、中心高、地脚相同的电动机名称列出来，以供参考。

以上是电动机档案数据库管理系统必须解决的问题。

2.系统分析及总体设计

2.1资料数据的来源

电气车间每个班组都有自己的电动机档案，由各班技术员保存。同时，车间设备组也有一套全车间的技术档案。把这些774台电动机的档案收集起来，与车间电动机档案对比，修改确认无误后，作为电动机档案数据库的原始资料。

库文件的结构如下：

字段名变量类型宽度

电动机名称（位号）字符8

电压n5

电流n5

功率n5

前轴承c8

后轴承c8

轴径n5

中心高n5

地脚n5

检修年份n5

2.2数据库的功能

由1.1及1.4的分析可以确定该数据库必须具有录入、修改、查询、删除、打印等功能。为解决按检修年份编制大检修计划还建立了一个只有电动机位号为关键字的数据库，库内容为历年检修记录。在编制年度大检修计划时，只需查询某一年份的检修内容后，即可列出检修计划表。

2.3数据库的总体设计

按2.2所述的功能分析，把系统分为五个主控模块：总控模块（zk.prg）、录入模块（lr.prg）、查询模块（cx.prg）、修改模块（xg.prg）、删除模块（sc.prg）、打印模块（dy.prg）。用层次图显示系统的总体结构如下。

电动机档案管理系统

录入修改查询删除打印退出

系统程序由一个一般程序文件和4个过程文件组成，一般性文件相应于主控模块和电动机数据录入子模块，4个过程文件相应于4个子模块。每个过程文件中都包括相应子功能的各个过程。

电动机档案录入模块：增加档案模块（过程11）、插入档案模块（过程12）。

查询功能模块：按名称查询模块（过程21）、按检修年份查询模块（过程22）、按特殊条件查询模块（过程23）

修改功能模块：修改电动机数据模块（过程31）、修改所有电动机某一字段模块（过程32）

删除功能模块：按名称删除模块（过程41）、按检修年份删除模块（过程42）

打印功能模块；单台电动机档案打印模块（过程51）、同一检修年份打印模块（过程52）

2.4主菜单与模块结构

主菜单

1）录入2）查询3）修改4）删除5）打印0）退出

2.4库文件结构

名称____额定电压____额定电流____极数____功率____前轴承号____后轴承号____轴径____地脚____中心标高____空载电流____检修内容：注意：电动机名称字段不能为空也不可更改

根据车间档案数据分析，基本数据以原始数据录入，检修内容可随时添入库文件。于是库文件结构定为如下形式：

表一（lh.fmt）

以下表二是记录年份大修内容的，也是为查询功能的第2条所单独设置的。

名称_____历年检修情况：

表二（lhwd.fmt）

如p－201b电动机档案记录生成后格式为以下两记录；

名称__p201b_额定电压__380__额定电流__9.7__极数__4__功率_5.5kw___前轴承号___6305zz_后轴承号___6205zz_轴径___28_地脚___75×54_中心标高___58_空载电流_2.0___检修内容：解体、清洗、加油、更换前后轴承。注意：电动机名称字段不能为空也不可更改

名称__p－201b___历年检修情况：1995、1999、2003年大修。

2.5主控模块的设置

2.5.1总控模块（sk.prg）

总控模块以主菜单为目的设置，它包括5个下层模块：总控模块、录入模块、查询模块、修改模块、删除模块、打印模块。界面如下：

电动机档案管理系统

聚丙烯事业部电气车间

2003年8月

1）录入2）查询3）修改4）删除5）打印0）退出版权所有

请选择（1/2/3/4/5/0）

总控模块可以使管理员了解数据库的基本功能，并选择操作方式。

2.5.2录入模块电动机档案数据的录入是日常工作，可能经常需要添加一个记录或一个字段内容，故采用直接录入法，电动机档案要求语句简洁，记录的编号可以直接由记录号提示，此种录入法可以满足要求。

登记表录入与修改公用格式文件lh.fmt在录入程序中具有以下提示：

修复记录

输入？（y/n）

记录完毕

是否继续？（y/n）

调用录入模块可随时进行档案数据的录入、增加记录。

查询条件1.按电动机位号2.按检修年份3.按特殊条件0.退出

2.5.3查询模块依据查询的问题和条件来决定不同的查询内容。

请选择（0/1/2/3）

2.5.3.1按电动机名称查询电动机名称（也称位号）在数据库中是唯一的，是关键字段。所以它的内容也是唯一的，要顺序搜寻，并将指针指向第一个符合条件的记录。

2.5.3.2按检修年份查询此模块可以用来编制年度大检修计划，调用模块lh.prgj及打印模块，将符合某一年度已检修的电动机列出作为年度检修计划，

2.5.3.3按特殊条件查询在数据库中查询电压、功率、极数、轴径、地脚、中心高相同的电动机名称，不需要打印，只是为了了解型式相同的电动机以解决互换问题。查询条件输入电压、功率、极数、轴径、地脚、中心高等条件。

2.5.4修改模块对库文件的修改可以按电动机位号和检修年份进行。

修改模块xg.prg

上层模块sc.prg

调用模块lh.fmtlhvd.fmt

修改条件1.按电动机位号2.按检修年份0．退出

请选择（1/2/0）

删除条件1.按电动机位号2.按检修年份0.退出

2.5.5删除模块只对已报废或不再使用的电动机做删除操作。按检修年份删除是指对已检修5次并使用了20年的电动机进行操作。

2.5.6打印模块打印模块在查询中调用。

3.数据库的特点和效果评价

本数据库档案结构中共有11项内容，详细的记录了电动机的各项参数，它解决了以前的档案本手工记录的诸多不便，并具有以下特点；

3.1数据资料齐全数据库中罕有电动机极数档案所要求的各项资料及参数。根据本数据库技术人员可以随时查找某台电动机的技术数据。尤其是在检修状况中，详细地记录了电动机历年检修情况，根据检修年份和检修状况可以编制年度大修计划及确定日常维修项目。

3.2数据共享程度高数据冗余度小，每个班组都可以分享数据库资源。

3.3功能多可以随时添加、修改、删除数据库中的记录，查阅查询所需电动机档案资料，也可以根据各班组所辖电动机进行修改、打印，以备参考。并且，新生成的记录可随之更新。

3.4操作简便，保存安全可靠。

3.5提高了档案管理水平电气车间每年编制年度大检修计划时，设备员按照检修周期要查阅774本档案，工作量大，且易造成错漏问题，运用数据库查询系统就可编制年度大检修计划。计划中提供的材料表准确清楚。不会造成材料的积压、浪费、错漏，查询单台电动机档案和历年检修状况快捷迅速。极大的提高了工作效率。

2003年在三聚丙烯装置检修中，我们使用了本档案编制了大修计划，材料表、检修项目自动生成，其准确、快捷的效果已被实际工作所证实。

档案复查换证工作计划范文第3篇

关键词：科技计划项目；电子文件；归档；技术；研究

0 引言

科技计划项目研究是指在国家科技计划中实施安排，由单位或个人承担，并在一定时间周期内进行的科学技术研究开发活动。电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。本世纪初我国开始改革科技计划项目管理模式。从2003年起国家科技计划项目全部通过网络在科技计划项目管理系统申报、受理。据统计，2013年福建省通过科技计划项目管理系统申报立项的省级以上科技计划项目共计2922项，安排年度经费17.92亿元。这样仅2013年一年就将产生2900多项的科技计划项目档案， 这些项目档案不仅有纸质档案，同时又有电子档案。实现科技计划项目电子文件归档，完善科技计划项目档案双套制管理，成为当今科技管理、科技研究和档案管理人员共同面对的问题。

1 福建省科技计划项目电子文件归档管理系统的研究与分析

1.1 福建省科技计划项目管理系统

福建省科技计划项目管理系统前台和后台业务模块全部采用B/S结构体系，通过先进的平台技术和设计构架，紧密集成办公自动化系统，建立福建省科技厅与各科研单位和专家之间网上项目申报管理的通道，实现项目网上申报、查询、申请、审批、验收等业务功能。

1.1.1 系统软硬件环境及配置

软件环境及配置：Windows 98、Windows XP、Win2000、Windows NT或Windows2003操作系统。Microsoft Internet Explorer 6.0及以上浏览器。office 2000、office XP，office 2003办公软件套件，完整的功能支持最好使用office 2000以上版本。

硬件环境及配置：Intel PIII450中央处理器（CPU），128MB内存。10GB硬盘，10M/100M自适应以太网卡。与Internet网络连通。

1.1.2 系统用户功能

主要用户功能包括：用户注册、专家注册、、单位管理、申报管理、立项管理、合同管理、历史项目、执行与验收、系统管理等。

1.2 福建省科技档案馆档案管理系统

福建省科技档案馆是接收、整理、保管和利用福建省省级科技计划项目档案的专门机构。目前科技档案馆使用的是科易档案信息管理系统，该系统是遵循国家档案局制定的规范标准，结合科技档案馆实际需求进行定制的一套综合档案管理系统。

1.2.1 科易档案信息管理系统主要特点

文档一体化。把档案收集整理组卷阶段延伸到文件管理阶段，实现与办公自动化的无缝衔接，做到电子文件即办即归。综合管理。不仅实现了文书档案的管理，还根据实际需求，扩展了科研、会计、照片、基建等档案的目录级管理。馆室衔接。系统可以实现与省档案局（馆）系统之间的数据结构的统一，在内容上设置移交进馆模块，可将目录数据直接上报给省档案局（馆）。

1.2.2 系统软硬件运行环境和功能模块

系统硬件环境：PC166以上，32MRAM；软件环境：操作系统为Windows95/98/2000/NT/XP。具备档案管理系统常用的功能模块，如文件管理、档案管理、检索、档案利用、档案统计、档案保管、鉴定销毁、移交进馆、档案编研以及系统管理等。

1.3 在两个管理系统中实现科技计划项目电子文件归档的工作流程

福建省科技计划项目管理信息系统融合J2EE技术与数据库技术，实现科技项目网上申报、推荐、受理、评审，任务书签定，执行情况跟踪和验收等功能。可以在内网（局域网）实现立项、经费计划、经费结转等功能。而福建省科技计划项目档案管理系统现在使用的是科易档案管理系统，该系统于2003年建立，为C/S结构，无法实现科技计划项目电子文件归档的技术要求，应进行改造升级，才能适应以下工作流程：

1.3.1 电子文件采集接收

通过Web Service技术，在科技计划项目系统和档案管理系统中建立对接通道，实现数据的交互对接。根据《福建省科技厅科技计划项目档案整理方法》规定的归档范围，收集科技计划项目信息系统中的科技计划电子文件，同时自动捕获或手动捕获文件元数据。文件和元数据自动进入中间库（预归档库）。

1.3.2 电子文件格式转换

科技计划项目管理系统中电子文件进入中间库（预归档库）之前要先进行统一的格式转换。

1.3.3 电子文件封装

对同一项目的科技计划项目应归档的电子文件自动封装成XML封装包，即每个项目自动封装成XML文件，并通过Web Service客户端向Web Service服务端进行发送。

1.3.4 电子数据检验

包括准确性检验：检验档案的内容、范围的正确性，鉴定文件是否需要归档；完整性检验：检验档案数据（包括文件和元数据）的完整性；可用性检验：检验电子文件的可读性等。

1.3.5电子数据迁移

将Web Service接收到的已通过检验的XML封装包自动解包迁入至档案管理系统中。

1.3.6 电子档案著录

排列电子文件顺序，编制档号，著录文件级和案卷级目录数据。

1.3.7 电子档案格式转换

系统将接收的电子文件统一按照格式转换的标准要求自动进行格式转换。

1.3.8 电子档案的封装

整理规范的电子档案数据将按照元数据封装规范要求自动封装成AIP封装包（档案信息包），提供长期保存的需求。

1.3.9 电子档案的长期保存和备份。

1.4 对现有科易档案管理系统进行改造升级

要顺利实现以上科技计划项目电子文件归档的工作流程，应对现有科易档案管理系统功能进行改造与升级。系统改造与升级要基于OAIS（即开放档案信息系统）模型，OAIS模型作为信息资源长期保存的国际标准。在系统设计中，应充分考虑到现有实际情况，可基于OAIS模型，采用统一标准封装档案信息数据，进而保证档案信息的真实性、有效性、可读性。

1.4.1 系统结构方面

现有的科易档案管理系统采用的是VB技术开发的，已不能满足现有的技术结构需求。科技计划项目管理系统采用的是J2EE的技术架构，为了能更好的实现数据的无缝对接，档案管理系统也应升级为J2EE技术架构。可以采用基于J2EE多层架构体系，使前端的表现与应用逻辑、数据存储相分离，通过组件式的开发与部署策略，使整个系统的架构清晰灵活，方便部署和扩展。

1.4.2 标准规范方面

科易档案管理系统主要是基于目录管理标准规范，无法满足对元数据的标准规范需求。科技计划项目管理系统要对科技计划项目电子文件元数据进行格式转换和数据封装，档案管理系统要达到科技计划项目电子文件元数据标准、格式转换标准和封装标准要求。

1.4.3 档案管理方面

科易档案管理系统现在是采用辅助的鉴定方式，并且不能实现对库房的综合管理。将来的档案鉴定需要采用网络化、流程化的鉴定方式，系统要增加流程化的鉴定方式，提高网络化管理要求。为了提高对实体库房的管理，系统还应增加“模拟库房”功能，实现对库房档案的排列定位、管理、统计等功能。

1.4.4 数据存储方面

为了能实现对电子数据的长期保存，科易档案管理系统要增加数据存储功能，包含电子档案原文存储管理、封装包存储管理、备份恢复、存储日志等功能。

1.4.5 档案利用方面

科易档案管理系统利用方式比较单一，只提供了简单检索、组合检索两种方式进行利用，并且也不能对利用的电子档案全文进行防扩散控制等。为了能够提供更高效的档案利用功能，系统增加“档案全文检索”、“档案跨类检索”、“档案跨库检索”功能，实现对档案数据库的高效检索。在查询档案全文时，系统要增加“数字水印”和“防拷屏、防打印、防下载”功能，提高利用档案原文的安全性。同时，要增加“光盘”功能，可对需要脱离系统使用的档案及原文至光盘等移动介质上，方便使用。

2 福建省科技计划项目电子文件归档需要解决的技术性问题

实现福建省科技计划项目电子文件归档的技术要求应基于“保证电子文件的真实性、完整性，保持电子文件的长期可读性”的基本原则。在技术功能上应达到：

一要适时捕获应归档的电子文件；

二要确定科技计划项目电子档案的元数据，并适时捕获元数据；

三要能将各种文件自动转换为标准文件格式；

四要采用符合标准的封装包格式，并能添加数字签名锁定；

五要基于元数据的建立，实现主要著录数据的自动著录和项目名称、项目责任者、项目代号等多角度检索，乃至全文检索；

六要采用简便而安全的技术方法进行数据备份。所以，要实现基于项目管理系统和档案管理系统无缝对接的科技计划项目电子文件的归档还需要解决好电子文件的元数据设置、电子文件格式转换、电子文件的封装、系统的对接、电子文件的备份以及电子档案检索和防扩散等一系列关键技术性问题。

2.1 电子文件元数据

2.1.1 科技计划项目电子文件元数据

在科技计划项目电子文件归档过程中，会有大量的电子文件生成，为了系统有效地记录电子文件的内容特征、形式特征、背景和管理过程信息，结合福建省科技计划项目电子文件归档的需求，福建省科技档案馆参照中华人民共和国档案行业标准《文书电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）制定了《福建省科技厅科技计划项目电子文件元数据规范》。对福建省科技计划项目电子文件元数据共设置了269个元数据项，通过这些元数据项信息在科技计划项目电子文件归档的时候能够很好地维护科技计划项目电子档案的真实面貌。

2.1.2 科技计划项目电子文件主要元数据的设置

科技计划项目电子文件元数据除按照《福建省科技厅科技计划项目电子文件元数据规范》进行规范设置外，还要制定《科技项目系统和档案管理系统元数据项目及字段对照表》，即要设置科技计划项目电子文件的主要元数据，作为科技计划项目电子档案的主要著录项，使科技项目系统和档案管理系统的字段统一对应，以便科技文件材料数据快速导入。目前科技计划项目电子档案管理采用二级制管理模式，分别为项目级和文件级。在项目级设置的主要元数据项有项目名称、项目编号、承担单位、项目负责人、年度等。在文件级设置的主要元数据项比较复杂，因为每个项目包括项目申请书、评审材料等材料，每份材料中分别包含相关的数据项，如项目申请书包含项目名称、项目申请单位、申请日期、计划类别等。

2.2 电子文件格式

2.2.1 电子文件格式转换的必要性

目前，电子文件格式种类繁多，办公自动化、档案管理软件所用的开发语言、数据，难以进行及时接收、规范管理和有效利用。同时，计算机操作系统、数据库系统也是多种多样，这些都造成了电子文件格式的五花八门，同时各种管理软件又互不兼容，甚至软件相同、版本不同的文件彼此也不能通用，这就严重阻碍了电子文件接收和电子档案管理工作的开展。

2.2.2 科技计划项目电子文件归档的转换格式

《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）中要求对保存格式要可转换：

一是要支持其它格式与版式电子文件长期保存格式相互转换；

二是要支持过时的版式电子文件长期保存格式转换为新的版式电子文件长期保存格式。

目前福建省科技计划项目管理系统中的材料报送格式一般采用DOC格式进行报送，其中一些材料如附件等，也有采用PDF、DOC、EXCEL或JPG格式申报。按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）要求，围绕系统中电子文件格式转换要求，对几种常用的文件格式进行系统比较研究，研究发现PDF在格式功能对比中是目前比较适合的文件转换格式。科技计划项目电子档案的信息采集可以通过科技计划项目归档时把电子文件转换成PDF格式通过系统接口归入档案数据库中。

2.3 电子文件封装

2.3.1 电子文件封装格式标准

封装格式主要依照档案行业标准《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48―2009）。国家档案局在2009年了《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009），国家档案局推荐使用EEP（Electronic Records Encapsulation Package）作为电子文件封装方式。EEP是“封装电子文件全部数据及其元数据的数据单元”，是目前文书类电子文件（档案）长期保存的目标封装方式。科技计划项目电子文件的封装方法还应当根据科技计划项目档案的成套性的特点确定。

2.3.2 科技计划项目档案的封装

科技计划项目电子文件封装包中的电子文件元数据包括《文书类电子文件元数据方案》DA/T46-2009 规定的元数据、封装新增的元数据，同时还应包含《福建省科技厅科研档案整理方法》所列归档范围的文件、文件元数据等信息。具体的封装流程为：先在科技计划项目系统内将相关电子文件转化为PDF文件格式，连同文件的元数据一起存放到一个固定的工作目录下进行打包，进行数字签名以及签名锁定，形成包括文件型封装包和案卷型封装包的原始型电子文件封装包。然后发送到档案管理系统的中间库，根据归档要求进行验证和必要的修改，随后做第二次打包、数字签名以及签名锁定，形成修改型电子文件封装包并存储至档案管理系统中。

2.4 系统的对接

2.4.1 对接采用的技术

Web Service技术是利用标准的Web协议和可编程访问的Web组件，目标是提供跨平台的互操作性，让分布在地理上不同区域的计算机和设备协同工作。Web Service将应用功能封装成若干Web组件，并将其在网上，供需要获得这些功能的应用系统访问，而且各种应用系统间都能够通过这种方式进行互联互通。按照Web Service架构设计的系统将具有很好的跨平台性和兼容性。同时，Web Service技术是一种松散耦合型的计算技术。因此，在跨系统的资源整合和一站式应用服务系统的构建方面具有独特的优势。

2.4.2 实现两个系统的对接

福建省科技计划项目管理系统和科易档案管理系统是基于省科技厅的局域网将办理完毕的科技项目电子文件自动归档至科技档案管理系统中。考虑到跨平台性、松耦合、标准的协议和发展趋势，可采用Web Service技术方式实现科技项目管理系统与科易档案管理系统的数据交换和对接。

2.5 电子文件防扩散技术

2.5.1 电子文件的防扩散技术的种类

目前电子文件的防扩散技术主要有数字水印技术（Digital Watermarking）、复制打印控制技术和利用电子文件审批技术等。福建省科技计划项目电子文件目前采用的防扩散技术主要包括数字水印技术和复制打印控制技术。

2.5.2 科技计划项目电子文件可采用的防扩散技术

第一种防扩散技术是数字水印技术。数字水印技术是将一些标识信息（即数字水印）直接嵌入数字载体当中（包括多媒体、文档、软件等）或是间接表示（修改特定区域的结构），且不影响原载体的使用价值，也不容易被探知和再次修改。但可以被生产方识别和辨认。通过这些隐藏在载体中的信息，可以达到确认内容传送隐秘信息或者判断载体是否被篡改等目的。第二种防扩散技术是复制打印控制技术。防止电子文件的复制粘贴、打印下载等电子文件的扩散。未经授权的文件，无论创建者还是使用者都不能打印。只有经过申请，并得到管理员审核批准后，才能打印所指定的文件。

2.6 电子档案备份

2.6.1 电子档案备份制度

国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》要求：“归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。”国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》也明确指出：“归档的电子文件至少要一式二套，一套封存保管，一套供查阅利用。必要时，复制第三套，异地保存。”

2.6.2 科技计划项目电子档案备份方式

目前科技计划项目电子档案备份主要采取异质备份和异地备份两种方式。

第一种异质备份方式。福建省对科技计划项目电子档案已建立制度，在增加、修改数据结束时要对系统的全部数据库文件进行移动硬盘脱机备份。将来在档案管理系统升级时要有自动备份功能，将数据库备份工作列为一项周期执行任务，由档案管理系统进行自动备份。同时，重要文书档案已经实现纸质档案和扫描件、电子档案双套制。

第二种异地备份方式。通过与省外科技档案馆建立互为异地磁盘备份的关系，形成比较可靠的防灾备份体系。

2.7 电子档案全文检索

2.7.1 全文检索与目录检索的区别

目录检索是对目录数据库中的内容进行检索，检索到的信息一般是文件的题名或者是档案工作者对该篇文档的高度概括。全文检索不仅能对数据库中的目录进行检索而且可以对目录所挂接的原文内容进行直接的检索。全文信息检索可以使用户在短时间内获取与需求紧密相关的信息，使用户有更多的时间去完成更重要的工作，从而大大提高了工作效率，同时，有利于用户获取所需的全部内容，用户所需的内容可能在多份文档的原文中出现，通过全文检索工作，一次就可查获用户所需要的全部信息。

2.7.2 科技计划项目电子档案全文检索

要创建全文索引库，就是要将科技计划项目档案的条目信息和相关联的电子文件一起通过识别转化成txt文本信息，然后通过系统的算法对所创建的文本信息进行分词，最后把关键词存入数据库的过程。创建全文索引库所支持的电子文件格式应该包括：DOC、PDF、TXT、HTML/HTM；如果文件的格式是TIF/TIFF、JPEG/JPG等图像格式则需要采用OCR识别技术先把图像识别为TXT格式的文本文件才可创建全文索引库。

3 结束语

科技计划项目电子文件归档管理工作是一项系统工程，我们的研究工作才刚刚开始， 从技术理论研究到指导实践还要有一个过程。现代科技发展很快，加快实现科技计划项目电子文件归档工作不单在福建省，在全国范围也是迫在眉睫的事情，所以要组织档案、信息、管理等领域的各方力量，集思广益，不断研究实践，积极进取。同时，配以相关的制度、技术和人才等方面保障措施，使科技计划项目电子文件归档目标得以顺利实现。

参考文献：

[1]洪源清，朱文，等.福建省科技计划项目电子文件归档管理研究[R].研究报告，2013.

[2]陈永成，黄建峰.分布式档案基础数据库建设理论与实践[M].档案出版社，2006.

[3]李硕.运用人工智能技术对企业档案进行管理[J].城建档案，2010（12）.

档案复查换证工作计划范文第4篇

1.1提高数据分析整理的速度

结合贵州省的实际测绘成果资料管理体系的情况，采用地理信息信息系统技术，将测绘资料及产品目录与测绘综合信息采编、网站维护管理、测绘信息管理、资料档案管理、成果分析结合为一体。针对“贵州省测绘档案管理信息系统”，将基础测绘成果及产品的信息在网上，专门建立贵州省测绘网站，尽力自己的信息窗口，结合全省的基础类测绘项目的信息，加强贵州测绘队伍建设，在今后发展过程中逐渐形成专业的信息管理空间，将测绘队伍、政策法规、科技活动等有效的结合起来，同时结合网络的强大功能，宣传测绘工作，宣传相关法律。

1.2建立数据采编与管理体系

针对各类数据的特点，建立数据组织存储方案。针对贵州省的测绘资料档案管理部门的具体业务，实现对各种测绘资料的科学性管理，资料数据从查询、登记、到最后的提交。整个过程要求自动化。利用空间可视化的形式信息，要求互联网能够通过空间查询手段实现对资料的查询、统计、整理。在统一的，集成的构架下进行采编管理操作，各类数据的不同特点技术支持下，通过对功能框架的不同具体实现来表现，提供多种来源，多种形式的各类数据的输入功能，同时在管理过程中要变换数据的导入，兼顾其他系统与本系统的交换，提供自主导入功能。在数据录入、图形录入、资料录入过程中完善管理体系，及时更新操作，每个数据并不是在每个环节都直接与目录数据进行交互，而是作为工作数据单独保存在档案管理数据库中。

2如何加强测绘成果档案管理信息系统管理

2.1加强档案管理系统的操作功能

按照管理的档案类型进行纵向划分，对地图档案管理，成果管理，航测档案管理等进行系统化操作管理。其次可以按照档案管理工作流程进行横向划分，包括对档案资料的接受、档案归档管理，对分发、借用、检查、查询的过程要进行系统化分析，有针对性的加强管理力度。

2.2建立测绘成果资料档案数据库

测绘成果资料对你感数据库是一个包括空间数据和属性数据的大型关系型数据库，空间数据库和属性数据库在一定意义上隶属于不同的数据体系，以逻辑思维的角度是统一的，数据库是用来存放各种测绘成果资料的档案信息，是整个系统高效运转的核心，也是各个部门系统的出发点和目标。要积极建成局域网环境信息管理平台，实现测绘安全，进行高效管理和系统化分析，为成果档案的信息化工作打下坚实的基础。

编辑系统是整个数据库建立过程中的重要工作，在系统建立完成后，要及时采用自身维护手段和更新方式，建立一套功能灵活，体系完善，方法多样的录入编辑系统，对档案的录入、编辑、删除等功能进行统一化管理。除了编辑系统，同时更重要的是浏览系统，在网络的影响下，C/S结构是当前测绘资料查询和统计的重要工具，包括对图表进行查询，统计，两大方法。编辑系统和浏览系统在整个数据库建立过程中有着至关重要的作用。

2.4建立分发管理子系统

为了满足当前档案有效管理，对档案的外接、阅读体系要有严格的规范，制定一套严格地管理体系，将信息查询、外接情况、统计分析、图单打印等工作有合理的规划，保证每个子系统的协调高效运转。同时建立管理子系统也势在必行。为了保证整个管理系统运行，必须保障对每个管理子系统的正常运行，建立相关安全保护措施，维护系统用户的升级，对角色创建，信息管理等方面进行有效管理。

2.5完善现有馆藏测绘档案管理体系

在进行测绘档案管理进程中要注意对档案进行系统化分类，注意完善编码体系，从技术上和流程上加强对档案管理的力度。同时在管理过程中要注意为管理人员提供管理平台，提高档案管理的安全性的同时提高工作效率。相关技术人员要努力掌握嵌入式微操作系统的能力，针对测绘档案管理的特殊性和复杂性，对光盘库进行深层次的制定和封装，整理形成读取、刻录、归档等一系列操作规范和流程。使用户通过最简便的操作实现对后台大量光盘的精确控制。

3如何维护系统安全

要想对测绘成果档案管理信息进行有效的管理，必须保护系统的安全性，档案信息的完整性是系统保护问题之一，要保证数据信息之间的结构不受破坏，争取保证整个不同副本的同一个数据基本一致。

3.1规范操作程序

信息系统在运行过程中难免会出现各种故障。操作程序存在问题，对信息系统的并发控制不当，系统硬件出错等，信息系统在在工作过程中会约到很多突发性事件，所以在操作过程中要注意维护系统安全，如果不慎出现错误，要及时采取措施尽快恢复原样。登录档案信息系统要对子系统进行规范性操作，首先检查用户收入的用户名及密码是否正确，如果输入过程中出现错误，则不能正常进入系统，页面会显示登陆人员的身份已受到限制。在进入系统之前要检查登陆者的身份是否合理，保证身份合理的情况下，要进行审核，保证资料的保密性，同时要规范操作者的操作能力，不同的人员只有对自己相应的项目进行修改或录入，对其他人的栏目无权修改，在登录过程重要保证职责分明，各司其职。

3.2及时对信息进行备份

数据库备份是日常维护工作的重要组成部分，要求在工作过程中对备份机制进行定期备份，利用数据采编管理系统进行备份，充分利用Or－acle本身完整的机制。由于内网的数据不能直接更新，所以在系统设计中要采用数据过度的方式，将内外数据库架构导出成XML文件，在将XML文件通过数据采编导入外网数据库，该功能设计实际上也是一种备份和恢复功能，可以将XML文件存放于其他机器中，在出现故障时要利用XML文件数据及时恢复。

4结束语

档案复查换证工作计划范文第5篇

按照省局的工作安排和《省药品质量日常监督检查管理办法》的规定，各市区局（分局）对辖区内的药用辅料生产企业、医疗机构制剂室、第二类经营企业、使用特殊药品原料药生产制剂的企业每半年至少检查一次。对药用辅料生产企业、医疗机构制剂室、第二类经营企业的生产经营情况按许可验收标准进行检查，对使用特殊药品原料药生产制剂的企业的购进、储存、使用情况进行检查。在检查时做好《现场检查笔录》，并建立企业监管档案。《现场检查笔录》复印件每半年报市局药品科，市局视监管情况对上述企业进行抽查。对辖区内的其他药品生产企业由市局按照药品GMP或许可标准每年进行至少一次日常监督检查，对存在安全隐患的企业加强检查频次，检查情况将归入企业监管信用档案。检查采取不事先通知企业的形式，检查程序及发现问题的处理按《省药品质量日常监督检查管理办法》执行。

二、继续深入开展生产领域药品安全专项整治

一是对高风险企业实施驻厂监督，对正常生产的企业每月至少驻厂2-3天；二是对基本药物生产企业加强监管，对基本药物逐品种开展生产工艺和处方核查，建立核查监管档案；三是在高风险和基本药物生产企业推行质量受权人制度；四是强化含麻黄碱类复方制剂生产监管，对其麻黄碱原料购进、储存、使用情况及成品购买方资质证明材料审核留存、销售票据管理和结算资金流向情况进行重点检查，建立监管档案。

三、做好《药品生产许可证》和《医疗机构制剂许可证》换证工作

市局将根据省局的换证方案制定换证实施方案，换证先由企业自查提出申请、市局进行材料审查并组织现场检查，提出审查意见，省局组织抽查，审查换证。市局将组织召开企业相关人员工作会议，布置换证和基本药物处方工艺核查工作。

四、积极做好新版药品GMP实施宣贯工作

新版GMP将率先在新开办、高风险和基本药物生产企业实施，市局将加强培训，督促上述企业制定实施计划，尽早进行软硬件的改造，监督实施。

五、加强对特殊药品的监管

一是市局对特殊药品区域性批发企业每季度检查一次，并适时对特药流向进行非现场电子监控，发现异常及时检查处理；二是市局对使用特殊药品原料药生产制剂企业每次申请购买原料药时进行现场检查、出具初审意见。