合同信息管理方案{优选5篇}

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合同信息管理方案范文第1篇

【关键词】信息化管理；档案管理信息化

一.引言

档案真实的记录着一切活动，既有历史资料，也有成长过程的见证。随着计算机技术的逐渐成熟和扩展，信息化技术被应用到档案管理活动中，提高了档案管理的科学性和合理性。在信息化档案管理条件下，要求馆员的素质能力得到提升，以满足信息化档案管理需要。

二.档案信息化管理概述

1.档案信息化管理系统的组成

信息化档案系统由档案采集系统、档案管理系统以及网上查阅系统三部分组成。

（1）档案采集系统：该系统的主要功能是能够对纸质档案材料进行数字化采集处理。其具体功能主要为档案采集、目录整理、系统维护、档案审核四方面，同时能够在网络上实现多个客户端同时对不通材料档案进行采集，大大提高了信息采集的效率，在实际应用中非常方便、快捷并且高效。

（2）档案管理系统：该系统的主要功能是能够对人事档案材料进行收集、整理、鉴别、统计、转递、保管、查阅等，主要由信息管理、管理工具、业务管理以及系统维护四个部分组成。

（3）网上查阅系统：该系统能够让人事档案资料信息进行网络浏览查阅，使人事管理更加明朗化。同时，为了保证单位人事档案资料信息的安全，该系统也采用了多种加密处理方式，能够保障系统内的资料不被破坏或窃取。

2.档案信息化管理的价值和意义分析

档案信息化管理是我国现代化高科技不断发展的必然结果。随着科技的不断进步，信息技术对人们工作和生活的影响越来越大，它是人们获取信息的重要途径。且随着计算机专业软件的开发和使用，很多专业的管理软件层出不穷，且在实际工作中得到很多的利用。在整个工作流程当中需要制定出健全的政策制度，结合当前相关信息档案管理工作的难点和原则，同时对今后工作当中应当重点遵循的核心原则，以及基本的指导方向等进行全面和系统化的分析，旨在以此为基础更好的实现对相关工作和政策理念的健全完善。

三.信息化档案管理对高素质馆员的要求

1.档案管理信息化对档案工作者提出了新的技能要求

档案信息数字化、网络化是档案工作的必然趋势。经过实践证明，档案信息化可以让每一个档案信息的利用者在任何时间、任何地点利用网络在档案管理系统中获取所需要的档案资料和信息。档案信息化一方面能最大限度的提高档案信息的利用效率，另一方面能有效的提高档案信息的管理效率。网络系统管理档案可将传统的文本图件方式的档案信息转化为数字化档案，并可使用u盘等不同的存储介质存储起来，从而使得需要存储时间较长的档案信息，通过电子科技的方法，存储在存储介质中，避免了传统信息存储的缺陷，进而让每一位信息利用着都能准确快速的获取所需要的信息。

2.档案信息化中档案工作者的信息素养要求

随着科学技术的进步，信息化的快速发展对于促进档案信息化有了全面的探究，引出了信息素养的概念，信息素养在档案信息的管理和利用过程中的意义也变得越发重要起来。怎样在信息化的环境当中提高档案工作者的信息素养也成为档案工作中需要重视的方面之一。对信息素养的理解主要包括：对信息的真实性和准确性具备精确的判别能力；能够做到对信息的高效管理和利用。概括起来就是能够识别需要什么信息，并且知道怎么获取信息，怎么管理和利用获取的信息。信息素养的相关领域很广泛，是需要具有特定的素养的，它涉及范围很宽的知识，包括社会上的、经济上的、法律上的、资源上的、电子科技方面等，和很多种学科领域都有着莫大的关系。

四.信息化档案管理馆员素质培养策略

1.提升综合素质

首先从提高管理人员综合素质开始，管理人员要不断强化信息化管理工作意识，在工作中积极努力学习计算机技术，掌握基本的操作方法，这样才能开展实践工作。单位要定期对管理人员进行培训，并且要开展培训评估工作，对于进步明显的员工进行奖励，实现工作人员内部的优胜劣汰，应当加强档案管理工作的同步管理控制，同步的建设相关措施，严格的进行项目的审核与研究，同时还应当在技术的发展过程之中增强资金的投入力度，依靠技术的支持，依靠规范化的管理和运行，还应当加强对档案管理工作的分析。需要注意的是当前档案信息安全管理是相关项目建设的重点和难点，在实践的工作之中应当结合传统工作的经验，对于相关技术文件，还应当进行一定程度上的修改和补充，常见的诸如工作档案以及人事档案等等，在存储的过程之中应当严格的遵循方便后期修改的基本原则，而对于一些合同性的文件，在实践当中不仅需要对其中的关键层面内容进行分析同时还应当结合今后的改革方向实现对政策的完善和补充，更好的促进档案信息化管理迈向新局面和新阶段。则应当保证其存储格式的科学性，保证后期查阅资料的方便与快捷，这一点是当前档案管理工作的基本原则。

2.档案工作者要再提高认识

档案工作者要切实提高认识，真正认识到档案管理工作的重要性，切实意识到提高自身素质对档案管理信息化发展的关键作用。要全面认识档案特别是信息化社区档案的价值作用，摆正心态、树立责任意识，切实找差距、补不足，转换角色应对信息技术带来的挑战，要自觉学习先进知识、信息技术以及现代管理等知识，努力掌握好外语和应用计算机、网络技术的能力和水平，坚持长时间多种类学习，让自己可以顺利应对档案管理信息化的要求。

3.在职档案人员培训要再强化

档案工作者素质的提高除自身因素之外，也需要领导多提供学习和培训的机会。领导者要多渠道、高频率为档案工作者提供学习机会：第一，档案工作者座谈会，通过定期或不定期组织不同社区的档案工作者进行经验交流，让经验多的、技术能力好的档案管理员带动经验少的、技术能力不好的档案管理员。第二，组织档案管理人员到高校学习档案采集、处理与数据库加工、信息技术及计算机系统和网络设计与开发等技术知识。

合同信息管理方案范文第2篇

关键词：人力资源管理；高效；人事档案管理；信息化建设

引言

在人力资源管理视角下，推进高校人事档案信息化建设进程可以建立起高效率、高质量的人事档案管理体系，能够为人才选拔、岗位培训等相关工作提供重要参考，并能够极大提高岗位与人员的融合度，激发人才潜力。因此，加强人事档案信息化建设极为重要且必要。但在实际高校人事档案信息化建设过程中仍存在一些问题，亟待解决。

一、人力资源视角下，高校人事档案信息化建设的重要性

目前，信息技术已经逐渐渗透到各行各业中，为各个领域的管理、生产工作都带来极大便利，为社会经济发展建设增添巨大动力。在人事档案管理工作中融入信息技术，实现人事档案信息化建设极其重要且必要。在人力资源管理视角下，高校人事档案信息化建设的重要性主要体现在以下三个方面。第一，原始的人事档案管理工作以纸质档案为主，虽然纸质档案轻便、易于保存，但人力资源的更新给管理工作人员带来巨大的工作压力。同时，纸质档案保存时间过长极易出现档案信息缺失的现象，这给人事档案管理工作增添了不稳定因素。而人事档案信息化建设可以很好地解决这一问题，不仅可以提高档案管理工作效率而且还可以减轻工作人员负担。第二，加强高校人事档案信息化建设可以提高教职工、管理人员等绩效考核的公平性、公正性、时效性，并能够对教职工和管理人员等进行综合能力分析和判定，从而提高工作人员与工作岗位的契合程度。第三，人事档案信息化建设有助于高校管理部门制定适合的激励政策，以优化现有人力资源结构，并吸引更多优质人才。

二、当前高校人事档案信息化建设存在的问题

1.对人事档案信息化建设重视程度不高，管理制度不健全在人力资源管理视角下，人事档案信息化建设不仅可以提高信息管理的效率和质量，而且还可以提高管理服务的高效性、准确性。并能够为相关工作人员提供信息查询服务，为相关决策提供重要参考。但从实际情况看，仍有许多高校对人事档案信息化建设不重视，将人事档案管理工作归类为辅助性工作。致使高校人事档案信息化建设的资金投入少之又少，严重制约了人事档案信息化建设和发展。究其根本原因有两个方面，一方面，人事档案信息化建设过程时间较长，高校很难始终保持高度重视的态度，导致高校人事档案信息化建设工作逐渐受到冷落；另一方面，人事档案工作具有较高的保密性，并且人事档案的使用范围和使用频率有限，导致高校从领导班组到教师再到学生都没有提高对人事档案信息化建设的重视。另外，虽然我国在2008年就出台了人事档案信息化管理的具体办法，但由于人事档案信息化建设相关工作经验少，没有可供借鉴的实施细则，各个高校只能在较为宽泛的方向和框架下，结合学校实际情况，对人事档案信息化建设工作作出指导。但这种工作指导没有形成标准化、统一化、通用化的管理模式，导致高校人事档案信息化管理制度不健全，对高校人事档案信息资源交换和共享等造成负面影响。

2.人事档案信息化管理队伍综合素养低，管理效率质量差人事档案信息化管理工作对相关工作人员的综合素养要求较高。在人力资源管理视角下，由于高校人事档案信息化建设没有得到足够重视，导致人事档案管理工作的人员流动性较大，最终使大部分能力较强的人事档案管理人才流失。为保障人事档案管理工作的正常开展，高校只能不断补充新人，这使高校人事档案信息化管理队伍的整体素质无法有效提升。同时，即使人事档案管理工作人员的专业素养高，但很大一部分工作人员对信息技术手段不了解，接受度也不高，并对人事档案信息化管理的效率性和安全性持有质疑态度。这严重制约人事档案信息化建设工作的开展。另外，随着高校对人事档案信息化建设的推进，大量综合素养能力强的人员投入到高校人事档案信息化管理工作中，但由于他们缺少实践经验，导致高校人事档案信息化管理质量差。综合来看，高校人事档案信息化管理队伍处于新老交替的阶段，并且人事档案信息化建设更需要的是复合型人才，这就需要更多的过渡与融合时间，这也是高校人事档案信息化建设进程缓慢的影响因素之一。

3.人事档案信息化服务权限未完全开放，信息安全难保证在人力资源管理视角下，人事档案信息化建设不仅要有基本查询功能，而且还要能够为相关使用者提供数字化、信息化服务。但从实际情况看，高校人事档案信息化管理服务的对象只有人事部门，并没有对高校的教职工开放服务权限。如果教职工想要调取档案信息，需要经过登记、辅助查询等一系列极为繁琐的流程，人事档案信息化服务的优势和意义因此没有充分体现出来。另外，许多高校在完成人事档案信息化建设后，采用了“申请-审核-网络”这一档案信息查阅流程。虽然这种模式可以提高人事档案管理工作效率，为大家提供便捷服务，但是在这一过程中仍存在很大的信息安全隐患。当前，保障信息安全是高校人事档案信息化建设工作需要重点考虑的问题，高校以及相关工作人员必须要对信息安全给予高度重视。从当前人事档案信息数据安全技术来看，主要依靠系统更新和升级技术和防火墙技术。但高校人事档案信息化管理工作人员对信息安全保护的意识较为薄弱，并且他们不是专业的技术人员，一旦发生网络病毒入侵的情况，相关工作人员很难对这一情况进行有效处理。这会给人事档案信息化管理系统带来损害性的打击，甚至会导致系统瘫痪，给人事档案信息带来极大的安全风险。

三、优化高校人事档案信息化建设的方法策略

1.提高对人事档案信息化建设的重视，完善管理制度在人力资源管理视角下，面对当前高校人事档案信息化建设过程中存在的问题，高校必须要从思想层面上提高对人事档案信息化建设的重视，并完善人事档案信息化管理制度。以提高高校人事档案信息化建设效率和质量。首先，高校要将人事档案信息化建设提升到高校整体发展的战略高度，并建立符合高校实际情况和人事档案信息化建设需求的监管措施。同时，人事档案信息化建设需要大量时间和资金支持，因此，高校要对人事档案信息化建设保持高度重视的态度，并为人事档案信息化建设提供专项建设资金。其次，人事档案信息化管理工作具有一定的保密性，为使高校上、下协同一体，提高高校整体对人事档案信息化建设工作的了解程度和重视程度，高校和相关工作人员就要加大宣传力度，使全校师、生、工作人员能够合理使用人事档案信息，促使他们给予人事档案信息化建设工作高度支持，并提高他们对人事档案管理工作的配合程度，从而进一步提高人事档案信息的使用效率和质量。最后，完善的人事档案管理制度是提高人事档案信息化建设速率和质量的基础保障。高校要对人事档案信息化管理工作的职责进行清晰的划分，并将责任落实到相关工作人员身上。使他们能够严格按照规定对人事档案信息进行分类和归档，以常态化的检查管理方式对人事档案信息化管理工作进行逐级把关，以保证信息化的人事档案具有较高的准确性和完整性。同时，高校可以充分利用人事档案信息化管理优势，对学校资源进行整合、优化和利用。这样可以为学校各部门及时提供第一手资料，使学校规定的制定和政策的实施更加合理。所以高校可以将人事部门和人事档案管理部分的管理系统结合起来，将人事信息资源进行有效对接，使人事部门和人事档案管理部门之间进行优势互补，并充分发挥出这两个部门的效能。

2.加强人事档案信息化管理队伍建设，提高管理效率在人力资源管理视角下，为提高高校人事档案信息化管理工作效率和质量，并提高人事档案信息资源的利用率，高校就要提高人事档案信息化管理工作人员的综合素养，同时做好新老交替的衔接工作。首先，高校要定期邀请信息技术领域的专业技术人员为人事档案信息化管理工作人员进行技能培训，使人事档案信息化管理工作人员在专业人员的指导下，进一步提高解决问题的能力。同时，高校可以在每次技能培训后，开展技能知识比赛，以激励相关工作人员加强对技能知识的学习，并促使他们将所学的技能知识能够更好地应用在实际工作中，以进一步提高人事档案信息化管理队伍的技能素养，从而使人事档案管理工作效率能够有效提升。其次，高校可以定期组织人事档案信息化管理工作人员去一些在人事档案信息化建设上取得优异成绩的高校进行学习，以吸取他校的经验、创新的管理理念以及相关工作的流程模式，以此不断提升本校的人事档案信息化管理工作效率。最后，由于人事档案信息化管理工作的信息安全要求、保密性要求高，相关工作人员必须要具有较高的专业能力、良好的道德品质、沉稳的性格、高度的安全意识等综合素养。一方面，高校要积极开展人事档案信息安全座谈会等活动，提高人事档案信息化管理工作人员和信息使用人员的信息安全意识。同时，高校可以在必要时，对管理工作人员和信息使用人员进行反面教材警示，以提醒人事档案管理人员和信息使用人员要不断提高自身的信息安全意识，从而提升高校人事档案信息化管理队伍整体素质水平。另一方面，高校要积极聘用复合型人才，对人事档案信息化管理队伍的人才结构进行优化，使人事档案管理工作人员在信息化建设的背景下，能够更好地胜任此项工作。同时，高校要注重人事档案信息化管理工作队伍的新老交替工作，实行以“老”经验带“新”技能的队伍建设机制，从而保障高校人事档案信息化建设工作能够稳定、有序、高质量地进行。

3.优化人事档案信息化管理服务权限，提高信息安全在人力资源管理视角下，人事档案信息化管理工作与其他工作有所不同，它对信息资料的保密性要求极高。所以，高校在加强人事档案信息化建设的同时要给予人事档案信息安全工作高度重视，不断优化人事档案管理服务权限，提高人事档案信息资料使用安全。首先，高校要不断优化服务权限，提高人事档案信息资源的利用率，以此促进高校人事档案信息化建设。例如，高校可以为教职工开通人事档案信息化管理的服务权限，并为他们创建平等、透明的平台，以此为教职工提供便捷、优质的信息查阅服务。其次，提高人事档案信息化管理系统的安全性是实现高效人事档案信息安全的根本途径。第一，在人事档案信息化管理系统登录设置方面，高校要充分结合学校发展的需要和实际应用状况，采用密码验证、权限卡验证等身份验证方式，对系统的识别模式进行设定，以提高用户登录的安全性。第二，在管理系统的权限设置方面，高校要对人事档案信息使用者的身份信息进行整合和分析，并针对不同的身份信息设置不同的查询权限，以达到对重要人事档案信息加密的目的。第三，在信息资源保护方面，高校要积极利用版权保护技术，避免人事档案信息资料被篡改，为人事档案信息资料的使用提供安全保障。第四，在人事档案信息化管理系统的日志记录管理方面，高校要利用系统追踪和记录功能，对用户的访问、读取、下载等行为进行追踪，并在系统中自动形成日志记录。一旦发现用户有违规操作等情况，系统能够在第一时间作出反应，管理人员也可以及时对此情况进行处置，以免造成人事档案信息资料丢失等严重后果。同时，日志记录还可以使管理人员在第一时间发现系统中可能存在的安全隐患，以最大程度地避免信息资料损坏或丢失情况的发生。总之，高校要不断优化人事档案信息化管理服务权限，不断提高管理人员和使用人员的信息安全意识，并建立起人事档案信息资料安全管理机制，对人事档案使用过程进行全面、实时追踪，以保证高校人事档案信息资料的安全。

合同信息管理方案范文第3篇

随着科学技术的飞速发展，信息时代随之来临，信息化为档案管理的发展与改革提供了一个崭新而又充满挑战的信息环境，做好档案管理工作也就显得更加重要和紧迫。而我国现行的档案管理服务，还存在着很多亟待解决的问题，这些不仅影响着档案管理工作的正常运行，也在一定程度上制约着日益增长的经济文化需求。作为新时期档案管理工作，应当充分利用科技发展带来的新技术、新资源和新的管理体系，进而满足当今社会经济快速发展对于档案信息的需要。因此，实现档案的创新服务便成为当前档案管理改革发展中急需解决的新挑战、新课题。要实现并加快档案管理方法的不断创新，提高档案管理的信息化、规范化、安全化水平，当务之急就是建立健全新的档案管理机制体制，同时广泛运用新技术和新的知识系统。本论述通过对当代档案管理体制和服务现状的深入分析，详细阐述了在信息环境下如何有效的创新档案管理，希望能解决当今档案管理工作中存在的一些问题。

关键词：

信息环境；档案管理；服务领域

0引言

档案管理，就是对信息的有效处理。做好此项工作，能够帮助在发展过程中有效预见和规避问题，也能有效加快经济社会建设步伐，这就需要不断推动档案管理改革创新进程，切实提高档案管理工作水平。随着世界范围内科学技术的发展，信息化时代也随之到来，这给档案管理工作提出了更高的要求，社会对档案管理工作也越来越重视。但是，就我国现如今档案管理的实际情况而言，多为传统化管理，而传统的档案管理由于其落后的管理方式方法，已经越来越不能满足时展的需要，且在很大程度上制约了社会的发展。因而，加快信息时代下的档案管理创新已经成为迫在眉睫的大事。本论述通过对现行档案管理工作体制和现状的深入分析，从创新发展的角度出发，阐述了信息化环境中如何有效实现档案管理工作创新，以期能为加快档案管理改革进程、提高档案管理工作水平提供一定的参考借鉴作用和行之有效的方式途径。

1新时期创新档案管理工作的必要性

创新作为时展动力，对于推动改革、发展有着举足轻重的作用，档案管理工作也不例外。信息化技术的普及，对档案管理工作提出了更高要求，很多原有的管理制度、管理方式方法已经明显适应不了发展的需要和要求，为了进一步提高档案管理工作效率和综合服务水平，就迫切需要对其进行不断创新。

2创新服务理念

档案管理同其他有形商品一样，也需要满足不同消费者的需求。时代在进步，不断发展的信息化赋予档案管理很多新的意义，也越来越偏向于服务。因此，为满足客户对档案管理的不同需求，档案管理部门也需要在日常的管理过程中进一步更新服务理念，推动档案事业更好更快发展。一是档案管理人员在管理工程中要不断提升自身和部门的创新能力；二是管理人员要切实增强服务意识，为消费者提供更好的档案服务；三是档案管理部门应当适时建设满足信息化时代下的创新人才队伍，使相关档案管理人员不仅要具备足够的理论知识，也要不断学习和掌握新时代信息化管理手段，同时积极总结管理工作经验，为团队整体发展提供坚实的软实力保障。这样就可以最大化实现档案材料在信息时代的使用价值。

3创新管理方式

3.1建立网页版档案

为方便档案检索、提高管理效率，目前，我国许多单位都已经开始利用互联网开展网上服务，这种方式已经逐渐成为社会和单位档案管理的一种重要形式。档案管理部门通过进行单位内部局域网档案管理，将档案统一集中制作为网页，将各种有用信息积极促织，利用互联网的便利性，将档案管理系统与企事业单位网站相连接，实现单位信息的网上检索，在为档案使用者提供更好服务的同时，也为档案管理者提供了便利。在进行档案工作时，要以网页或网站为基础，利用互联网的优势尽快建立完善档案信息及电子文件全文数据库，利用网站对电子文件实施管理与利用，进而实现档案信息的数据化、数字化、自动化、法制化和规范化。比如，建立好档案数据库以后，档案管理部门在网页输入目录管理数据就能进行档案的增加和修改，而档案用户也可以在网上数据库公开部分查询档案目录和档案信息，方便了用户的查询与检索；同时，档案管理部门可加强与宣传部门的相互协作，将单位内部各项工作、活动开展录像制作为数字档案，建立视频档案，这样不仅可以方便宣传部门的宣传，也可以方便各部门之间的协调衔接和交互配合，推动单位整体工作更加高效开展。

3.2建立档案管理中心

档案管理部门应当与其他企事业单位的信息管理部门之间加强沟通联系，建立综合性电子档案管理中心，将该中心设在企事业单位档案馆（室），进而将两部分合成一个整体，作为企事业单位的共同信息资源库，将极大的方便各种不同的信息的整合与利用。此档案管理中心可以集中管理不同网页或者网站内的单位电子文件，在内部实行资源共享，及时增加、修改档案；对外实行限制性的档案查询和利用，从而实现整个电子信息的资源共享。这种管理方式具有档案涉及面广、内容全面丰富、利用率高、使用方便等诸多优点。

3.3电子档案的自动处理

与传统的纸质档案不同，电子档案可通过在各个电脑单机上的下载和上传，轻松实现档案文件、资料的收集、管理和处理工作，越来越受到档案管理部门的青睐。因此，档案管理部门应尽快改变传统的档案管理模式，在建立起数据库档案以后，及时在数据库网页上建立数据上传工作窗口，这样可以第一时间收集到数据并对数据进行预处理，然后传到数据库中从而实现档案的归档工作。完成归档以后，档案部门管理人员应当及时对从终端收集到的信息进行归纳整理，在网页上编制相应的专题，并提供数据查询服务。不难看出，电子档案在极大的方便使用者通过网络实现快速检索查找的同时，也可以实现档案管理部门与使用者之间进行信息交流，为档案管理部门与服务对象提供便捷的互动共享和资讯服务。

4拓展档案服务领域

4.1信息服务社会化

信息化的进步推动了社会的进步，在这个过程中，档案管理的服务面也逐渐扩大，由原来的单一对象服务逐步趋于社会化。这个转变的发生，是由于在社会化进程中，特别是在信息社会化的过程中，科学技术的发展也促使信息变得越来越复杂多样，人们对各类信息的需求也与日俱增。在此情况下，如果依然使用之前传统的档案管理方式，必将出现信息处理不及时、不高效等问题，因而电子化、信息化服务已经成为现代社会档案管理的必然趋势和又一重要功能，信息服务的社会化将进一步强化和拓展，这也必将为电子档案管理的深入发展提供了更为广阔的空间和更加强大的推力。

4.2档案管理产业化

随着信息化社会的不断发展，档案信息已经不再是简单的信息，档案管理人员也不再是单纯的保管员，信息化的进步已经成为一种财富，与之相应，档案人员已经成为档案信息财富的拥有者。信息资源在不断的被开发，档案管理人员的财富也在不断增值，从这个角度来看，档案馆（室）也不再是单纯的信息存储机构，逐步演化成一个集信息收藏、管理、共享和交流于一体的综合中心，一个不断扩大的财富网。在信息时代，档案管理改革创新的大方向理应是信息化道路，信息化进程也要求档案管理信息服务要趋于产业化，对档案信息进行收集、处理、存储、检索和服务，形成一条产业化实体道路。而对于档案信息的开发而言，我们应当树立起服务意识和产业意识，将经济建设作为活动主场，全力出击，为产业链服务提供全新的理论支撑。比如：开发新的科技信息，给企业带来新的技术产品，帮助他们建立自己的数据库；开发经济信息，帮助企业建立新的产业结构，调整服务状态；开发新的市场信息，为企业提供更多的营销机会等，从各个角度帮助企业完成产业化。

4.3信息资源共享化

在传统档案管理过程当中，档案是相对独立的，没有形成一个统一的整体，而随着信息时代的来临和发展，信息总量在急剧增长、种类在日趋多元，任何部门都不可能将所有信息整合。因此，档案管理工作必须打破以前那种各部门各自为政的混乱局面，通过协同联动、整合资源、共同调节，建立起一个完整有序、高效运转的信息资源和档案管理体系，为最终实现一体化管理提供坚实的基础保障。各企业之间相互配合、共同努力，建立一个联合目录，从而实现资源共享和信息交流，这也是信息化进程的前提条件和核心内容。

5结束语

信息化的深入发展给档案管理带来了很多变化和诸多要求，也给信息化研究提出了新的挑战和希望，更是极大地丰富了我国现阶段的档案管理学术氛围，促使档案管理工作实现不断创新和发展。目前，随着信息化进程的加快，各种网络的外环境诸如网路的搭建、网站的建立已经初步具备，与此同时，学校、政府、企业、学术网站之间的联系也在网络中不断融合，为形成统一的档案管理体系创造了必要条件，我们有理由相信，档案管理的信息化进程也将越来越顺利，档案管理也会越来越高效，越来越完备。综上所述，档案管理创新发展的意义重大，信息化在带来了便利的同时，也给我们进一步实行信息化档案管理提出了新的挑战。为此，档案管理部门和人员必须以高度的责任感、使命感和紧迫感，与时俱进、多措并举，努力加快档案管理创新发展步伐，不断提高档案管理工作的整体水平。

参考文献：

［1］刘振华.事业单位基建会计与事业会计合并核算的思考［J］.时代经贸（理论版），2006（S2）.

［2］李国庆.论现代档案事业的三大特征［J］.档案学通讯，2016（04）：8-11.

［3］梁丽婷.网络环境下档案信息服务创新研究［D］.安徽大学，2013.

［4］李健.信息理论与技术对档案学的影响研究［D］.天津师范大学，2012.

合同信息管理方案范文第4篇

1.档案整合管理和档案信息资源共享概述

1.1档案整合管理

整合是指将某个系统或者系统中的若干组件进行联结，形成一个统一整体的过程。站在管理的视角，整合就是进行创造性融合的过程，整合不代表简单地将组件进行拼凑，而是经过优化、选择和搭配的过程，使组件之间形成一个互补、匹配的统一整体。整合管理属于一种全新的管理理念，采用整合性的管理理念和管理方法，具有高科技时代的企业特点，对企业和单位中的技术、管理和组织进行统一的集成研究，使单位或者企业能够适应时展的需求，最大程度地促进经济迅速发展。档案是指人们在生产实践或者管理活动中对相关事项进行的记录，它对人类社会的生存和发展具有重要的影响。同时它也是一个国家和民族珍贵的记忆财富。档案管理工作的本质就是管理和开发档案的信息资源，使之能够为社会服务活动进行相应的工作。在档案管理的过程中应该体现出多样性和创造性，努力提升自身的管理水平，为社会主义建设作出更大的贡献。

随着信息化进程的加快，如何更好的进行档案管理成为人们所重点关注的内容。构建良好档案系统的基础首先是对档案信息系统的内涵、特征和相应的功能有初步的认识和理解，只有在此基础上才能对档案信息的整合起到良好的促进作用，随着信息技术的快速发展，人们对于档案信息的利用和搜集效率都提出了较高的要求，许多档案质量控制理论相继提出。档案集成管理首先应该对传统的档案信息系统进行优化整合，使各个要素之间形成互补的关系，形成一种新的管理模式，这就是档案的整合管理[1]。

档案整合管理具有以下四个方面的特点：第一，非线性相干性。档案整合管理具有整合管理的内在特征，那就是非线性相干性。主要表现在对档案进行管理的各个环节不是纯粹的叠加整合，各个要素之间存在相互的制约；档案的集成组件也是非对称的，不是简单的对称性排列，各自具有不同的侧重点。第二，和谐有序性。和谐有序性主要是指在档案的管理系统中，管理手段、技术支持和管理主体之间是一种互补优化的关系，在管理过程中具有许多智能的软性要素，可以为它们的结合提供便利条件，促进整体和谐有序的进行。第三，基于知识平台的整合管理。档案整合管理具有基于知识平台的特点，知识管理可以对管理的过程进行优化和延伸，完善管理手段，保证经济的可持续发展。档案整合管理属于知识管理的类型，可以运用科学的管理方法进行不同层次的知识整合。第四，动态开放性。档案管理的动态开放性是指在档案整合管理的过程中是开放的，管理系统可以随着外界的变化而产生变化，随着信息技术的快速发展，外界各种资源的流动情况越来越复杂，处于动态开放的环境中。档案整合管理只有顺应环境的变化不断作出适当调整，才能使管理系统实现科学合理的运行。

1.2档案信息资源

档案是对相关事项进行的有价值的记录，记载着人类的各种实践活动，内容涉及多种方面，在整个文献信息家族中占有重要的地位，档案信息不仅可以依附于传统的载体，而且还还能依附于其他的载体。在信息时代中，档案只有实行共享，才能得到一定的开发和利用。档案信息资源共享实质上是以网络为工具的，主要的目的是为了向公众提供较为合理的信息服务。并利用高科技手段，将档案信息进行加工和整合，建立网络档案信息中心。通过网络传输系统，加强对档案的信息管理。档案资源共享主要有以下四个特点：第一原始记录性，档案是一种对人类生产生活的体现方式，不是通过刻意的对信息进行加工和搜集，因此具有较强的原始性，这也是不同于其他信息的重要特征，在社会信息系统中也是具有鲜明的特性；第二历史性，档案中的信息反映的已经发生的社会活动，记录的是具有事实性的历史事件，具有较强的回溯性，不仅展现了人类特有的智慧，而且还是人类宝贵的财富。信息具有时效性，因此需要档案人对信息进行及时的采集、加工和处理，从中提取出对人类有现实性的价值信息，提高档案信息的开发水平；第三社会性，档案是记录人类生产生活的，因此具有一定的社会性，主要体现在档案的形成者和内容具有广泛性，另外，档案具有重要的历史价值，对多种领域的研究具有重要的参考价值，具有较强的社会基础，可以产生较强的社会效益；第四分散性，档案具有较强的分散性，主要原因是档案具有多种类型，而且层次也有高低之分，档案人具有不同的记录档案风格，因此在档案内容上也具有广泛性和分散性，有的档案记录不完全，在时间或者空间上被分散成多个部分[2]。随着档案数量的逐渐增多，档案的质量会有所下降，导致其中会融入价值比较小的档案信息，增加了档案资源的分散性。

2.事业单位信息资源共享具有的相关问题

2.1档案信息资源共享意识较差

我国档案信息资源共享方面存在较大的问题，主要原因是档案人的思想意识比较封闭，不利于信息资源共享工作的开展，而且大多数的档案馆都是自成一体，相互独立，严重阻碍了档案资源共享活动的开展。许多单位对档案的信息资源共享意识比较差，不利于档案信息系统的建设工作，没有推动档案信息资源共享的动力机制，对档案资源信息推动的过程中没有形成深刻的认识，不能达到信息化的要求，因此就需要每个档案部门从传统的思想桎梏中解脱出来，认识到信息化进程对档案资源管理的重要作用，增强整体的意识。

2.2档案信息资源共享手段落后

实现档案资源的充分共享需要建立便捷的信息查询系统，但是在我国档案资源信息整合的过程中，没有对检索方面进行充分的认识。造成了比如检索入口少、检索范围窄的问题。据有关调查研究发现，我国的档案检索网站没有形成科学的检索方式，导致检索结果过于简单。档案信息资源的采集和加工工作也过于简单，缺少系统的信息检索平台支持。另外检索的软件过于落后，不能对档案信息进行系统的分类，影响用户的检索效率。档案资源数字化的程度也比较低，虽然我国的数字技术发展取得了一定的进步，但是与西方发达国家相比仍然存在较大的差距，这与社会大众对档案信息需求量的增加产生了矛盾。

2.3档案信息资源共享机制落后

事业单位的档案信息要想实现资源的共享就需要进行技术的提升，数字化是影响档案信息资源共享的重要因素，目前我国对这方面缺少相应的管理标准和技术规范。由于档案信息的保密性、内向性等特点，进行档案信息资源共享的过程中会牵涉到信息安全的问题，因此就需要进行高度的重视，只有这样才能平衡保密和共享之间的关系。可以采取以下两种措施进行制约：第一，要对档案管理人员进行相应的档案信息保密和安全教育，并且要根据单位的具体特征制定切实可行的信息保密制度，提高全体职员的档案信息安全意识；第二，在保证信息资源安全的前提下，进行档案信息资源的共享和交流，建立科学合理的信息资源共享机制，为人类生产和生活提供较多的档案资源，为社会提供重要的研究价值。

3.基于整合的事业单位档案信息资源共享的模式构建

3.1完善事业单位档案信息资源共享网络平台

档案信息资源共享网络平台是通过外在网站的形式进行共享，在内部的后台具有相关档案信息资源数据，可以通过检索的方式浏览和查阅相关的档案信息。加强档案信息网络平台的建设主要可以从以下两个方面进行：首先，利用数据专线连接各个档案馆，建立统一集成的数据内网，通过内网可以对档案信息进行整理和上传，便于查阅网站上的信息等，同时这种专线的形式也更为安全。还可以通过互联网网进行各个档案馆信息的共享连接，设置特定IP的终端才可以访问核心档案的相关信息，或者建立口令或者密码的访问形式。这种形式运行成本较低，但是存在一定的安全风险；其次，建立事业单位档案信息资源共享网站，通过这种网站与数据库进行连接，还可以在网站中增加通信、留言和检索的相应模块[3]。

3.2建立事业单位档案信息资源共享区域总模式

事业单位档案信息资源共享区域总模式是指单位的决策者制定档案信息资源整合的总项目，并将该项目分配给单位中的各个职能部门，由各个职能部门进行资源信息数据的整合后在档案管理网站上进行开设，提供相关的信息查询界面供使用者进行利用。在这个过程中可以通过单位档案的内网进行相应的数据资源查找，还可以将审核过的档案资源放置在网络平台中，为公众提供查阅。进行事业单位档案信息资源调查过程中，对各个档案馆进行充分调查分析的基础上，及时掌握馆藏资源情况，了解档案信息的利用情况，然后向总部门进行汇报。还要根据档案的使用需求，明确事业单位档案信息资源共享的相关事项，建立相应的共享策略。综合不同档案馆的资源利用情况，建立统一集成的档案信息资源共享策略，保证每个档案馆的资源信息都能够得到充分的利用。按照相关的数据格式，确定每个档案馆所要上报的数据类型，建立统一集成的数据库。建立良好的档案信息资源检索入口，方便单位进行网上信息检索。部分档案信息还可以对公众开放，利用互联网提供统一的检索工具。

3.3建立事业单位档案信息资源共享区域分模块

目前，各事业单位档案馆也都建立了属于自己的档案信息资源数据库，可以利用相关的数据检索软件进行档案信息资源的检索工作。根据这种情况，笔者认为可以在单位的内网中建立相应的档案信息查阅网站，完善网络信息共享平台，提供相应的信息资源查询服务。这种模式虽然简单，但是可以有效避免数据整合的步骤。

合同信息管理方案范文第5篇

关键词：档案 信息 自动化建设 管理引言

在科学技术日新月异的新时代，随着社会经济的高速发展，人们对档案信息管理工作也提出了更高的要求，与此同时，在当前的经济建设过程中，传统的档案信息管理工作已经不能够满足时展的需要。因此，如何才能够提高档案信息建设和管理的水平就成为了当前经济建设过程中所亟待解决的问题。而随着信息技术的高速发展，在当前社会的各领域和行业中也纷纷加大了对信息技术的应用力度，从而使得社会生产力得到了大幅度提升。而在当前的档案信息管理中也不例外，也加大了对信息技术的应用力度，从而有效地提高了档案信息的管理水平。而在这一时代背景的要求下，档案信息自动化建设应运而生，实现档案信息自动化不仅可以更好的开发和利用档案信息，同时还能够促进社会经济的发展。然而就我国档案信息自动化建设的实际情况而言，其中还存在着一些较为严峻的问题，这些问题不仅影响到档案信息自动化建设的水平，同时还制约了社会经济的发展，因此，为了进一步提高档案信息自动化建设与管理的水平，加大对档案信息自动化建设与管理的分析研究力度不仅意义重大，而且迫在眉睫。本文从档案信息化建设的涵义出发，对档案信息自动化进行了深入的分析，然后对档案信息自动化建设与管理进行了详细阐述。希望能够起到抛砖引玉的效果，使同行相互探讨共同提高，进而为我国今后的档案信息建设与管理起到一定的参考作用。

1 档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

2 促进档案信息化建设的几点建议

2.1 档案工作人员要树立档案信息意识.

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2.2 提高档案信息化水平技术

2.2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

3 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

3.1 加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

3.4 数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。