文档信息化管理

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文档信息化管理范文第1篇

【关键词】文书整理归档；办公自动化；信息管理

中图分类号：G27 文献标识码A： 文章编号：1006-0278（2014）01-213-01

“归档”，虽然作为档案专业术语，无论是在教科书，还是在档案学词典里，都有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的基层档案工作实践密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着在某一结点，对某一问题，某一现象的处理、领导决策、基本建设、研究开发等事物发展方面的过程和结果。随着改革形势的不断向前发展，过去的档案管理明显无法满足现在的工作需求，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而新时代下文书档案管理的自动化为档案管理，归档工作揭开了新的篇章。

一、下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识

新时代下科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化，对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，电子文件波及了档案工作实践，丰富了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”使文件转化为档案，“文件转化为档案也可以认为是由一事物转化为另一事物的质变”

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门2024立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化的管理，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中，方便保存和查询。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，2024、存贮、使用与与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。

二、应用办公自动化的文书档案管理的优点

（一）办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求2024完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料2024、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

（二）文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体的分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

（三）电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

（四）提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工具进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

做好信息化电子归档技术处理工作，实施电子文件管理战略，更好更快的提高了工作效率。

参考文献：

文档信息化管理范文第2篇

摘?要：信息技术的发展为高校档案信息化建设提供了技术保障。高校推行文档一体化管理与档案信息化建设是社会发展的客观需求，能够提升档案管理成效，可以实现信息资源的共享。我们要采取科学的管理措施，通过提升档案管理工作人员素质、提高档案管理工作自动化程度等，促进高校档案信息化建设。

关键词 ：文档一体化?高校?档案信息化

在信息技术水平高速发展的时代中，信息技术成为影响人们生活与生产的重要手段，随着网络的日益普及，利用信息技术进行管理工作，更为有效地推动了我国档案工作的发展。从高校的角度来看，档案管理工作直接影响着高校文化水平的建设，网络技术的发展为档案信息化的实施奠定了坚实的基础。实施文档一体化管理，不仅是促进高校档案信息化建设的重要手段，也是提升档案管理成效的渠道之一。

一、高校档案信息化建设工作的含义

所谓高校档案信息化建设，就是应用相关的信息技术管理档案、开发资源的措施，将档案管理工作与现代信息技术有机结合起来，不仅成为一种提升高校档案管理工作有效性的重要途径，还能够促进文档管理工作的信息化发展，在提升信息利用的公平性方面也有着积极影响。就目前来看，档案信息化建设分为计算机管理阶段与电子档案管理阶段，对于以前的资料，可以统一采用计算机录入、储存，让档案管理水平迈入新的台阶。

二、推行文档一体化管理与档案信息化建设的意义

档案一体化与信息化建设，对于高校开展档案管理工作极为重要，两者之间具有相辅相成的关系，可以在相互促进中不断融合与发展。具体地讲，档案管理信息化和一体化的意义主要表现为以下几个方面。

1.推行文档一体化管理是社会发展的客观需求

高校扩招，毕业生就业形势越来越严峻，实施文档一体化管理能够将学生的相关信息统一放置在管理平台上，用人单位可以随时随地地查询到学生的成绩、获奖纪录、特长等等，这能够让用人单位对学生有更加全面的了解，为学生提供了更多的就业机会。同时，在实施档案一体化之后，各项信息都实现了共享，学生可以通过网络获取自己需要的学习资源，为学生的学习提供了极大的便利。

2.能够提升档案管理成效

高校的档案是多种多样的，对该种档案采用传统管理模式是难以达到理想的效果的，与现代化社会也并不适应，而实施文档一体化管理模式能够让档案工作者利用信息技术管理文件与档案，可以有效提升档案管理工作的成效。

3.可以实现信息资源的共享

在历史遗留因素的影响下，很多高校都采取封闭的管理模式管理档案，这显然与现代化社会不符。将信息化技术应用在高校档案信息化建设工作中，能够科学分配资源，为不同类型的受众提供信息支持，有效实现信息资源的共享。

三、实施文档一体化管理，提升高校档案信息化建设的措施

1.促进文档管理的规范化发展

实施文档一体化管理可以加强档案与文件之间的联系，将其综合起来，设置在一个系统之中，这两类档案是可以相互影响的，也是文件诞生的过程。文件管理工作直接影响着档案管理工作的成效，考虑到这一因素，必须要采取科学的措施促进文档管理工作的规范化发展，揭示出文档的内涵，推进档案信息化建设工作的发展。

2.制定完善的管理规范

要利用文档一体化管理工作提升高校档案信息化建设效果，必须要投入一定的人力、物力和财力，系统的建设工作非常复杂，档案管理部门需要加强管理，制定出完善的管理规范，保障各项数据的规范化。同时，在采购相关的办公用品时，必须要严格遵循国家的规定，对文件进行科学的分类。

此外，高校管理人员也要定期组织培训，让档案工作者能够对档案管理工作产生更加深刻的认知，提升他们工作的自觉性，全面掌握档案管理的相关技术，而高校管理人员需要对此进行全面的管控，把握好档案管理工作的发展方向。

3.建立起统一的管理机构

文档与档案息息相关，两者之间有着密切的联系，从本质上而言，文档与档案的内容、主题并无显著差异，区别仅仅是范围与时间。为了实现文档一体化管理，高校内部需要建立起统一的管理机构，发挥出组织管理的优势，对各项档案进行全面的监督和考察，并明确不同职能部门的职责，各司其职地提升高校档案信息化建设工作的成效。

4.对管理软件进行系统规划

很多高校档案部门的软件与其他部门的软件不能兼容，严重影响了档案作用的发挥，鉴于此，需要对管理软件进行统筹规划，树立起全盘管理理念，考虑到文档一体化的各项问题。智能性高、应用性强的软件系统，让文件与档案可以在内部便捷传输和调用，这也是实施档案一体化发展的前提条件之一。此外，还需要根据高校内部不同部门的职责制定档案保管方式与期限，统一标引与著录。

5.提升办公自动化程度

在各个高校中，网络已经在财务、人事、科研、教学等各个工作中得到了广泛的应用，有效提升了工作质量与工作效率，文件与档案也不再是过去单一的文字形式了，档案的数量、种类变得越来越丰富，利用范围也得到了极大的扩展，可以满足不同类型用户的需求。利用办公自动化系统能够有效避免重复工作，只要利用网络，就能够调用档案，这可以满足各个职能部门的需求，节约了大量的办公时间。未来，需要进一步提升办公自动化程度，让档案信息化建设工作可以迈上新的台阶。

6.增加设备与技术的投入

高校档案信息的建设工作离不开设备和技术的支持，为此，高校需要为档案管理部门配备好专业的管理人员与技术，同时，高校还需要引入先进的管理设备，邀请专业人士来校培训，让各个部门的工作人员都可以明白实施文档一体化管理工作的意义，为高校档案信息化建设工作提供坚实的保障。在条件许可的情况下，可以引入一些高素质的管理人才，提升整个档案管理部门的工作成效。

7.档案工作者要具有安全意识

文档在使用的过程中常常会出现黑客攻击、病毒攻击、丢失以及泄密的问题，作为档案工作者，必须要具有安全意识，对文件进行分级，合理应用加密技术。对于重要的文档，需要储存在专门的储存器中。对于归档的载体需要进行安全处理，避免出现划伤、擦伤的问题。此外，为了保障档案的完整，在储存初期，需要采用电子文档与纸质文件相结合的储存方式，在电子文档确认无误并处于安全阶段后，再销毁纸质文件。

四、小结

总而言之，档案信息是高校的重要资源，在信息社会下，如果再采用传统的档案管理模式，无法适应社会发展，也难以满足人们对于档案的需求，实施档案一体化管理模式势在必行。采用该种模式既能够最大限度地提升档案利用度，让档案发挥出应有的作用，还可以间接推动高校文化建设工作的开展，节约管理成本，提升档案管理工作的规范化。目前，我国高校文档一体化工作的开展还存在一些问题，为了解决这一问题，必须转变档案管理者的思想观念，加强设备与技术的投入，从各个角度促进档案信息化建设工作。

参考文献：

[1]吴峰.以文档一体化为导向的高校信息化管理思路[J].办公室业务，2014(19).

[2]杨茜茜.数字时代的文档一体化管理:理念、手段与目标[J].档案学通讯，2014(2).

文档信息化管理范文第3篇

关键词：文书档案；管理；电子信息化

电子信息化管理是指借助计算机设备及其软件系统对电子文件进行管理。通过将不同类型的文书档案存储于数据库，赋予不同人员查阅权限，建立基于电子信息化管理系统的文书档案自动2024、记录和存储的管理系统，可为文书档案信息查询提供可靠保障。与传统的纸质文书档案管理模式相比，文书档案电子信息化管理不受时空限制，存储所需空间更小，有利于提高管理效率，降低管理成本。近年来，随着OA办公系统的日益普及，电子信息化管理发展迅速，文书档案管理模式发生了很大变革。通过探索新思路、树立新理念、掌握新方法，有利于进一步提升文书档案电子信息化管理的能力和水平，促进新时代文书档案管理体系更加完善、科学。

1文书档案电子信息化管理的意义

1.1管理效率显著提升。文书档案电子信息化管理依托计算机信息技术，以及数据库管理平台，实现文书档案生成、归档、管理的自动化，相较于传统的纸质档案管理模式，文书档案电子信息化管理无需手工对纸质文档进行操作，在档案信息化管理系统中进行即可，极大地提升了文书档案管理的效率和效果。1.2信息共享越发便捷。文书档案电子信息化管理，基于计算机信息系统及设备，对原本纸质的文书档案进行了电子化文献信息转化，随着网络信息技术的应用，电子文献信息可以通过“关键词”等形式进行检索、查阅，且可以通过计算机网络技术的应用，实现文书档案管理系统间的互联互通，突破了文书档案管理的时空界限，实现文书档案电子信息的跨系统、跨区域共享。1.3电子文件保存稳定。纸质文书档案管理受高温、高湿、氧化剂等外部环境影响，保存寿命难以与电子文件模式下的电子文件管理相比。随着电子信息技术的换代更新升级，在存储、读取电子文件信息时，可根据系统兼容要求和光盘、磁盘、U盘等不同电子载体特点，实现电子信息的实时存储、传输和读取，具有较强的安全稳定性。1.4文件传递速度更快传统管理模式下，文书档案的传递速度主要依靠邮政系统、机要邮寄等形式，文件传输受距离长短影响较大，给档案存档、检索以及利用等造成极大不便。随着计算机信息网络技术的应用，文书档案电子信息化管理可借助网络渠道，利用网络技术进行传输，极大地提升了文书档案传递的效率。

2文书档案电子信息化管理的原则

随着计算机信息网络技术在办公系统中的深入运用，文书档案管理的方法、范围以及手段均发生了很大变化，也深刻地影响着文书档案管理的形态。为使文书档案电子信息化管理更好地适应社会发展现状及要求，应坚持三个原则。2.1规范性。所谓规范性，是指文书档案进行电子化管理应从文书起草、2024、整理、鉴定、保存、利用等全生命周期进行规范化。应根据《电子公文归档管理暂行办法》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》等国家相关规定，从电子文件的格式、电子文件管理软件、电子文件2024、整理标准等方面，建立规范、相对固定的管理模式，确保文书档案电子信息化符合规范的流程和要求。2.2效益性。在社会主义市场经济条件下，应把握效益性原则，即文书档案电子信息化管理应立足文书档案管理现状，积极主动地适应新的管理模式对于文书档案管理的现实要求，始终坚持效益优先的原则，更好地将新的管理模式和管理机制运用于文书档案管理中，求效益，重服务，更好地发挥文书档案在体现社会主义巨大政治优势、满足经济建设及社会发展实际需要中的作用。2.3安全性。电子信息化管理模式下，文书档案管理所面临的形式和要求均出现了巨大变化，安全性成为文书档案信息化建设必不可少的考量因素。应根据文书档案载体、形态等发生的这种变化，采取切实有效措施，确保电子档案信息的安全、保密。一方面，电子文件主要是由计算机等电子设备形成，并且随着电子设备系统的更新升级，电子文件的存储环境发生深刻变化，电子文件管理要积极适应这一变化，确保电子文书档案长期可用。另一方面，应确保电子文书档案管理网络软件系统的安全性。电子文书档案通过办公OA等软件系统行文、2024、管理和归档，应防止网络环境下的黑客、病毒等构成的电子文书档案管理系统的安全威胁，积极构建新的档案安全存储、管理和利用网络平台，强化安全防护措施，确保电子文书档案安全。

3文书档案电子信息化管理存在的主要问题

3.1管理体系不够完善。随着办公OA系统等电子信息化管理系统在日常办公中的普及，电子文书“双轨制”管理模式逐渐朝着“单轨制”转变，但从实际应用来看，文书档案管理系统与办公系统应用管理不够完善，相关的电子文书档案2024、存储、鉴定、利用，以及管理等方面的体系还不够完善。3.2管理媒介不够全面。电子信息化系统在后期的运行过程中，无论是软件系统还是硬件设备均需要长期进行同步升级、改造，尤其是随着大数据、云计算、云存储技术的应用，电子信息技术系统所管理的文书档案及所要处理的对象不同、要求不同，无论是存储媒介还是利用媒介等都有待进一步完善。3.3管理系统衔接不畅。文书档案电子信息化管理系统衔接不畅：一是人员衔接不畅，表现在文书起草、管理者与档案管理者缺乏必要的沟通，归档文书常常不符合归档标准和要求；二是办公系统与档案管理系统之间衔接不畅，电子文书难以直接实现存储和归档。3.4管理路径不够适配。电子信息技术应用于文书档案管理，能够实现不同密级文书档案的即时识别、即时存储，但从当前电子信息化管理现状来看，电子信息技术还不具备这一功能，还需要档案工作者进行识别，文书档案信息分辨还存在精准性不高等问题。

4文书档案电子信息化管理的措施

4.1不断完善管理体系。文书档案电子信息化管理体系的完善应从三个方面入手。4.1.1完善档案管理制度。根据《档案法》《保密法》《电子公文归档管理暂行办法》等法律法规，结合文书档案管理实际，建立电子文书档案全生命周期管理各项规章制度。4.1.2完善档案管理人员配置。根据文书档案电子信息化管理的实际需要，为档案管理岗位配置专业化、复合型档案管理人才。4.1.3完善系统结构。根据办公OA系统应用实际，建立与办公OA系统相适配的档案管理接口，保证系统功能的可扩展性，满足后期电子文书档案信息化升级的实际需要。4.2及时升级管理媒介。文书档案电子信息化管理需要借助各种媒介，应根据文书档案信息化管理实际需要，及时做好媒介系统升级。一方面，做好文书档案数据库升级管理。可选用SQLServer架构建设不同保密等级的数据库，并对其进行编号，实现基于不同保密等级的特定数据库管理。另一方面，升级服务器。针对机关企事业单位文书档案数量越来越多，不同文书档案类型查询频率、程序不同，可将虚拟服务器与物理服务器相结合，其中，虚拟服务器重点处理检索、查阅频率高的信息，而物理服务器则重点做好保密等级高、查阅频率低的档案持存储、检索和利用。此外，积极应用“两微一端”新媒体平台做好电子文书档案的查询、利用，提升文书档案电子信息化管理效率。4.3确保管理系统衔接。管理系统的衔接主要包括两个方面：一是人的衔接。机关企事业单位档案工作者应增强工作的主动性，提前介入，建立基于文书全生命周期质量管理，与文书起草等部门做好对接，提升文书档案质量。二是系统衔接。积极构建基于办公OA系统与档案管理系统相衔接、畅通的档案管理体制机制，使文书处理部门利用现代办公系统和办公软件时，充分了解和遵守档案管理规章制度，严格按照电子信息系统的设置和要求，做好文书档案电子化2024、存储、查询和利用等项工作。4.4做好管理路径适配。从文书档案电子信息系统的运行模式、档案人员的业务素养等方面，确保文书档案电子信息化管理路径的适配性。一方面，从事文书处理工作人员应熟练掌握电子信息系统的操作流程、方法，确保严格按照系统要求管理文书档案，相关参数规范、科学。另一方面，档案从业者以及文书管理者应掌握一定的计算机信息技术、档案理论知识和公文办理常识等，提升自身综合业务素养。

参考文献：

［1］李霞.文书档案电子信息化管理方法探讨［J］.兰台内外，2024（6）：3—4.

［2］刘丹.机关事业单位文书档案电子信息化管理研究［J］.传播力研究，2024（9）：166.

［3］赵敬芳.探究文书档案电子信息化管理方法［J］.办公室业务，2017（17）：41—42.

［4］许博.对文书档案实施电子信息化管理的分析［J］.魅力中国，2014（11）：390.

文档信息化管理范文第4篇

【关键词】高校；档案信息化；管理

一、引言

随着我国进入信息化网络科技时代，人们生活水平的上升，经济的全面增长，让高校档案管理工作趋向信息化管理方向发展。可是从如今的情况来看，高校档案管理工作信息化发展，还只是处在一个开始的阶段，其中有着多种多样的问题需要各个高校进行解决。所以，这也就需要高校对档案管理工作进行综合性的分析。

二、档案信息化管理

高校档案信息化管理一般是采用档案自动化和智能方式进行管理，且这样的信息化管理不但可以进一步提高管理工作的效率，还能完成档案资源共享。首先，对于提升管理工作的效率，管理工作人员采用计算机以及网络来登记档案信息资料和数据、对档案进行检索和使用，采集电子档案，只要登记一次档案相关数据就可以进行多次使用，而且还能完成数据资料共享。相关工作人员把档案登记在计算机以后，就可以对档案信息进行简单的加工，这样就不需要进行两次文献信息加工，在很大程度上减少了加工的时间，且还可以很快地进行二次出版，这样就可以提升档案管理工作效率以及检索效率。其次，对于完成信息资源共享的问题，一般而言，档案信息化创建最主要的就是创建资源，然后使用信息技术提升档案管理的水平，进而完成资源共享。但相关人员进行档案信息化管理，就能够在很大程度上提高信息资源的使用次数，进而扩展档案服务的范畴。

三、档案信息化管理存在的不良问题

（一）投入费用高，筹集费用比较困难。从目前的高校档案信息化管理来看，要想筹集足够的费用是比较困难的，这也是大部分高校档案信息化管理需要解决的一个问题。高校要做好信息化管理工作，不单单需要购买对应的计算机和扫描仪等，与此同时，还需要对应的网络体系和安全体系作为支撑，可是要获取这些东西，需要投入较高的成本费用。除去这一部分，因为电子产品更新速度非常快，且使用期限短，而设施维修与更新费用很高，所以就需要进行持续的资金投入才能确保档案信息化管理工作正常运行。（二）工作任务繁重，取得良好的效果比较难。由于相关工作人员进行档案管理工作的时候，要对已有的档案资料进行登记和整理，然后经过扫描等方法，把各种各样的照片、书籍、文本等载体转化成电子文档。且还要根据2024规定采用文档处理软件把各种数据资料做一个规范性的整理和归纳，这样才可以便于使用者进行查询。除此以外，信息化管理要对客户提供信息资源共享的服务平台，就需要相关工作人员把远程信息服务方面的工作做到位，尤其是安全方面的问题。要做好这些工作，需要投入大量的时间和精力，就需要进行长时间的系统健全，假如费用和技术等不能保证，就不能取得预期的效果。

四、档案信息化管理策略

（一）增加信息化基础设备。高校档案应当把档案信息化管理放在高校整体发展计划之中，并且应当确保资金和政策方面，进而增强档案信息化基础设备。提升档案信息化管理部门与工作人员的网络计算机水平，发挥档案信息化体系的最大作用。此外，高校应当创建内部局域网，完成档案管理体系以及别的办公网络相互连接，从而完成各个部门向高校档案管理部门远程归档，这样可以进一步推动档案管理信息化发展。（二）对档案信息化管理制度进行有效创新。高效应当对档案管理信息化制度进行有效的创新，这样就可以确保档案信息化正常运行。高校需要根据自身的实际发展情况，对高校内部以及外部关系进行简单的调节，尤其需要调整好部门的上下级关系和部门与部门之间的关系，这样才能有效确保信息化档案管理制度可以成为高校管理当中的一个核心部分。采用制度对高校档案管理的方法与工作流程进行一定的约束，以此让档案管理工作成为其他工作的有力支撑。除此之外，高校档案管理部门应当强化网络信息安全工作方面的探索，进而提升档案信息化管理安全性。（三）把档案管理工作理念进行有效创新。高校开展档案信息化管理工作的过程中，一定要根据自身的发展需求，借助国内以及外国的先进管理理念与技术。可是高校必须注意到一个问题，就是不能进行生搬硬套，不对其进行创新。档案信息化管理应当尽可能防止重复性管理，且不可以只关注到档案管理体系软件和服务器的创建，一定要根据自身的档案管理工作实际情况进行管理工作。与此同时，高校还应当兼顾信息技术更新与进步的趋势，创新档案信息化管理工作。

五、结语

开展高校档案信息化管理工作，应当结合高校档案管理工作的实际情况，制定出相应的策略，解决管理工作中存在的不良问题。做好高校档案信息化管理工作，可以提升档案管理工作效率，充分利用高校档案资源，发挥其最大的作用。

【参考文献】

[1]葛桂珍.试论高校档案信息化管理[J].科技情报开发与经济,2005(05):79-80.

[2]李卫忠.高校档案信息化管理的现状及对策研究[J].内蒙古财经学院学报(综合版),2012(01):112-115.

文档信息化管理范文第5篇

【关键词】医院档案管理信息化

1何为档案的信息化管理

1.1档案信息化管理的内涵

档案信息化管理的内涵包括两个方面:一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用,对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理,以提高医院的管理效率。二是用信息流来调控档案物流,最终实现“无纸化”管理,促进管理创新。

1.2档案信息化管理的内容

(1)数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机,以备处理。

(2)工作流程信息化。通过专用软件实现档案分类、编目和排序,为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准,减少人为调控和干预。为保证文档一致性,医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。

(3)档案检索信息化。在施行分级检索制度的前提下,通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。

1.3档案信息化管理的条件

一是需要配备开放式电脑查询检索系统,向利用者提供快捷、方便的档案信息服务。

二是要加快医院局域网络的建设。

三是需要建立档案用户信息库,及时分析、了解用户对档案的需求,有针对性地编辑完整的系统档案信息,提高档案利用率。

四是要紧紧围绕中心工作,多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动。

2医院档案信息化管理的重要性及必要性

2.1适应社会发展的需要

现代信息社会日新月异,人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大,对利用网络实现档案资源共享的要求越来越强,对档案工作服务信息化的要求也相应地越来越高,传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。

2.2提升档案管理水平的需要

从总体上来看,医院档案管理现代化程度不高,有些单位还比较落后,这就需要不断更新管理意识,改革管理方法,运用先进的设备与技术,提高工作效率,实现管理的现代化,从根本上提高档案管理和利用的水平。

2.3确保医疗事业可持续发展的需要

档案信息化管理不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务,而且将会大大提高工作效率,使档案信息资源得到更加充分的开发利用,同时可以延长档案寿命。3医院档案信息化管理需要解决的问题

3.1需要大量资金投入

医院档案信息化的初期建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。

3.2任务繁杂,工作量大

医院档案的信息化管理有很多优势,但其工作量并不轻松,档案的信息化建设需要完成的工作很多:(1)对现存档案室的纸质档案进行数据化处理,通过扫描缩微等手段,将其转换成电子文件。(2)要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理,便于检索利用。(3)要对医院职能科室和业务科室提供网上利用平台,搞好远程服务。(4)要采取数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,确保档案信息安全。(5)要根据电子信息技术的不断完善与进步,要对电子文件进行转换升级,使其处于可用状态。(6)纸质档案与电子文档并存,工作量是双倍甚至是多倍。

3.3难以获求满足工作要求的人才

档案信息化管理要求工作人员要有相适应的熟练的计算机操作技能,有获取判断运用信息的能力,要有精通的档案业务知识。那种既会档案管理、计算机操作,又懂卫生管理的复合型人才大受欢迎。但档案部门待遇不高,优秀人才难以吸引进来,进来后又难以留住,冗员又难以消化。

3.4需要转变传统的服务方式

传统的档案管理处于一种封闭的环境下,2024的也只是上级发来的红头文件、科研课题等等,没有对信息进行深层次的开发和加工,致使应变能力不强,竞争力不高。而档案信息化面对的是远程的看不见的,是背靠背的服务,服务方式是公开的透明的全方位的,服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量。

4正视问题所在,加强医院档案信息化的建设

4.1医院档案信息化的问题所在

(1)基础设施有待完善。大部分医院的局域网建设还有待完善,有的办公自动化系统尚未实施,形成不了医院档案专业体系,档案信息化管理也由此受到制约。

(2)技术保障与政策支持不够。保证电子文件信息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章和标准的引导,电子文件的法律地位尚未确立。另外信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。

(3)相关体系规范有待健全。档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出台,但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。

4.2医院档案信息化的措施

(1)加强基础设施建设。包括软硬件方面的设施,即各种机器设备、各种档案自动化处理程序、档案数据库建设等。