会展策划管理中人性化服务浅析

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随着各种商业活动以及非商业活动的增多，很多企业往往选择会展方式来开展各种活动。为促使会展获得成功，需要在会展策划管理中提升人性化服务质量。文章通过阐述会展策划管理中人性化服务的原则，提出提升会展策划人性化服务的措施，同时还分析了会展策划管理中提升人性化服务应注意的问题，希望能充分发挥人性化管理的作用，促进会展获得成功。

一、会展策划管理中人性化服务的原则

在人性化服务中，重视的是“人性”，人性服务的效果越好，参与者的满意度就会越高。在会展策划管理中，人性化服务需要遵守一定原则。

（一）针对性服务原则

在会展策划管理中，相关策划人员需要对活动性质以及具体内容有充分了解，以此为基础，为客户提供具有针对性的服务，促使客户能够满意。比如在会展中，如果有国外的参展商，那么就可以安排一些对应国外会展商的翻译人员，以此帮助国外参展商。如果会展是在某节日期间进行，可以在会展活动中加入该节日的一些元素等。

（二）满足必要服务原则

在会展活动中，所有基本需求都要得到满足，比如卫生需求、安全需求、保卫需求等都是会展必须提供的，这些都是会展不可缺少的服务。在会展中，安全的环境、整洁的环境能够给参展者留下好的印象，有助于提升企业的口碑。如果会展的展会环境给参会者带来负面影响，则不利于会展交易的达成。

（三）经济适用原则

在会展设计中，除了需充分考虑参展商以及买家的实际情况，为它们提供周全和高质量的服务以外，还要充分考虑主办方的需求，对会展提供服务所产生的费用进行充分考量，保障主办方不会投入过高的成本。比如为参展商提供展位快速搭建的服务，这样不仅可以使参展商满意度得到提升，还会为主办方降低一定成本。

（四）服务细致化原则

真正意义上的人性化服务应体现在服务的细微之处。在会展中，一个细微细致的服务能够促使参展商以及其他被服务者感到温暖和满足。服务本身是一种无形的产品，只有对被服务者的心情感受有深入理解，才能为被服务者提供符合其心理感受的细致服务。比如在会展中，会展的主办方可以为参与者安排酒店预定以及机票等方面的服务，从而提升被服务者的满意度。

（五）特殊群体特殊对待原则

在会展中，经常会出现一些特殊群体，需要根据这些特殊群体的需求提供相对应的服务。比如，对于不便行走需要借助轮椅的参会者，主办方则应在会展中专门设计一些相应的便利设施，同时还要安排专人为其提供服务，使这一部分人群感到被尊重和温暖。

二、提升会展策划管理人性化服务的措施

（一）与会展举办意图进行紧密关联

要想提升会展举办质量，提升会展最终展现效果，必须在策划以及管理会展过程中和会展举办意图进行紧密结合，根据会展举办意图，对人性化服务有更为深入的把握，从而提升会展策划的整体科学性以及会展策划管理人性化服务整体质量。首先，需要将会展意图融入其中。会展的策划者要和展会主办方以及其他团体进行交流接洽来明确他们的展会意图，从而使展会能够展现更好效果，加强商业贸易合作等。其次，充分了解参展商的实际需求，并且结合会展举办方的意图进行策划管理，将会展举办方的意图充分融入人性化服务中，使会展的服务人员可以掌握人性化服务，为会展的顺利进行提供更多保障。

（二）吸取其他领域经验，提升人性化服务

要想在会展中提升人性化服务质量，需要充分学习和借鉴其他行业的服务方式，并且将其融入会展策划管理中。需要注意的是，在学习和借鉴其他行业的服务时，必须充分结合会展的实际需求。如果其他行业中的服务方式对会展策划管理人性化服务没有任何帮助，就不能强行将这些知识或经验融入会展策划管理中。另外，在吸收其他行业经验时，会展策划管理人员可以通过模拟会展的方式来分析会展过程中可能会出现的问题，从而预先制定好相应的防范策略。同时，会展策划人员还需做好消防以及安全预警，保障会展的顺利进行。比如，在实际会展策划管理中，可以预先了解会展所包含的内容，找到和这些内容相似的行业，借鉴这些行业将人性化服务融入实际工作中的经验，提升会展的人性化服务质量。

（三）引入会展专业人员

会展活动有不同类型，如文化活动、节庆活动、产品展销活动等，因此应根据会展活动的具体类型配以相应的专业人员进行组织和指导。同时，随着商业互动交流不断深化，越来越多的行业都倾向于选择会展这一方式进行商业活动。正是由于更多行业的加入，更加需要相应的专业人员支撑会展的策划和管理。专业人员能够实现资源的合理分配，促使资源转化为效益，使会展人性化服务得到提升。首先，会展主办方在人才招聘过程中可以提高要求，比如，招聘更多拥有计算机能力、活动策划能力、交流能力的专业人员，从而更好地进行人性化服务。其次，会展主办方可以积极开展对内部人员的培训，促使内部会展策划人员整体能力得到提升，从而更好地进行策划和管理。

（四）通过线上线下相结合拓展会展受众面

在会展策划管理中，宣传是其中的重要环节，对会展取得成功有十分重要的作用。所以，会展策划人员应通过不同方式进行宣传，从而提升人性化服务。在实际宣传过程中，仅仅通过线下宣传较为单一，还会导致一些资源浪费。因此策划人员可以利用线上线下相结合的方式，充分发挥线上优势，扩大受众面，提升会展的宣传效率。同时，在进行线上线下宣传的过程中，还需要充分融入人性化宣传手段，使宣传更加有效。比如，可以通过微信公众号、微博等进行宣传，扩大会展宣传覆盖面，提升宣传有效性。

三、会展策划管理中提升人性化服务应注意的问题

（一）人员分配要合理

一个成功的会展离不开会展策划人员的合理安排。在会展的各个环节，比如会展的策划筹备环节、活动实施环节等，都需要安排相应人员负责。因此，在实际会展策划管理中管理者需要充分根据各个环节的需求以及每一个员工的工作经验、整体能力水平以及技能特长等对工作任务进行分配。例如，如果某工作人员擅长交流沟通，就可将其安排到谈判环节中；如果某员工性格开朗活泼，就可以将其安排到接待工作中。简言之，就是让所有的工作环节都分配到与之相适应的人员，从而提升整体工作质量。

（二）灵活运用招商政策

在会展中，不同的参展商会因其自身情况的不同而受到不同程度的影响，比如，参展商所处地区、天气原因等。如果仅仅只以招商政策作为准绳，不进行灵活运用就会导致参展商参展资格受到影响。比如，农副产品的参展商，由于受到天气、经济发展程度以及产品本身的影响，往往在产品的品种以及包装等方面出现差异，如果严格以招商政策为标准，就会影响这些参展商的参展资格。所以，应灵活运用招商政策。

（三）合理布置现场

在会展布置方面，会展策划人员需充分根据企业的实际情况进行相对应的设置。例如，对于一些有较多参展人员的企业，如果将这样的企业安排在较小的位置进行洽谈，就会导致原本狭小的空间更加拥挤，交易难以达成。在这样的情况下，会展策划人员就需充分根据企业的参展人员数量来安排更为宽敞的空间，使洽谈环境更加宽敞，使洽谈氛围更加轻松，进而达成交易。