合同归档管理(整理5篇)

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合同归档管理范文第1篇

论文关键词：合同档案,归类,管理,措施

1 企业合同档案的特征

要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。

1.1 法律性

人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。

1.2 凭证性

在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。

1.3 规范特征

合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。

1.4 相关文件多

企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个2024材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。

1.5 合同档案数量多

与行政机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。

2 合同档案集分式归类方法分析

2.1 以集分式归类原则为中心

从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。

2.2 集分式分类表

根据我国合同法2024规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作非典型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文

2.3 分类表的使用法方法

将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014—62—002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。

3 合同档案归类管理的注意事项

在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料2024工作。

对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。

移交前，由合同主办部门统一负责2024合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在2024合同材料时，要将与合同2024的一切文件资料进行2024。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的2024和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。

合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行2024和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。

4 结语

企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。

参考文献

[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览，2013（20）：231.

[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（4）：40-43.

[3] 李莹.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[J].商业文化月刊，2015（15）：83-84.

合同归档管理范文第2篇

关键词：企业归档 工作 问题 解决

中图分类号：C29文献标识码： A

前言

工程项目在酝酿、决策到建成投产的全过程中形成了大量的文件，其中应当归档保存的文件就是该项目的档案，包括工程项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料、电子文件等形式与载体的文件材料。在企业中，工程档案直接服务于各项生产、建设活动，是企业最重要的信息资源。

一、归档工作存在的问题与现象

档案的管理工作离不开归档，而归档被认为是企业档案管理的一件难事，究其原因，有以下几个方面：

1、有人认为，归档文件没有自己保管方便，用时还得到档案部门去借，办理手续费时又费力，故自己保管备查。

2、有人认为，应归档的文件材料是自己写的，专利权应归自己所有，没有向档案部门归档的义务，而是当做私有财产自己保存。

3、有人认为，档案归档可有可无，不管理档案企业照样发展，其他工作照样进行，故不重视文件材料的归档。

4、对企业文件材料归档范围及界线认识不清，不知由谁来管理更科学、更合理，有相互扯皮现象。

5、近年来，互联网的迅速发展，光盘、影碟和屏幕信息大量出现，快节奏互联网上的电子信息文件传递改变了手工传递文件方式，也改变了归档的管理方式。

二、归档工作问题的根源

1、原先遗留下的归档难问题，拥有材料的人不愿归档。尽管档案界领导及广大档案管理人员作了很大的努力，针对归档难现象，制定下发了《档案法》等档案法规性文件，使归档管理工作得到了改善，但是距离依法治档的目标还差很远，执行难的问题还没有从根本解决，人们的意识问题还没有转变。主要是企业职工归档意识淡薄，档案法治观念不强，没有做到依法归档。依法归档的活动也没有完全开展起来，各级人员对归档管理的重视程度不够，不能行之有效地全部按时归档。

2、科技革命快速发展，推动信息革命适应社会及企业经济发展需要，从而产生的问题。作为管理信息、科技的企业档案部门，工作中仍然存在着归档管理工作发展跟不上企业发展步伐的现实问题。集中体现在归档方法简单、科技含量低，2024归档还只是去企业各职能部门要，给多少要多少，以至于归档材料很难2024齐全。同时，档案归集所采用的科学技术方法还不够或者没有应用到归档管理中去。

3、在归档管理手段上，现有的电子文件归档管理工作科技含量低、控制能力差，特别是企业上网人员形成的电子文件，档案部门还没有相应程序软件支持对电子文件的控制归档，造成电子文件归档失控，总之是由档案归档工作科学管理薄弱造成的。

三、归档工作的有效途径

1、建立健全合理的企业档案管理制度

有规矩才能成方圆。工程档案管理是企业档案管理的重要组成部分，其管理必须纳入到企业档案管理体系中。依据国家档案局印发的工程建设项目档案管理、验收的2024规定、办法，制定符合企业特点的管理制度，确定负责项目档案管理工作的领导和部门，明确责任和权利。

工程档案的归档要贯彻集中统一管理的原则，遵循科技档案的形成规律，保证档案的完整和准确。由档案部门实行集中统一管理，各部门经办的应归档的文件材料必须向档案部门移交，不允许分散保存在各业务技术部门手中。必须建立科学、有效、切实可行的归档制度，将工程建设活动中产生的文件材料纳入制度管理中。归档制度要具有科学性、合理性，既要紧跟时代的步伐，又要符合本单位的实际情况。必须明确档案的归档时间、归档范围和归档要求。根据工程档案的形成规律，可以把涉及工程项目公司收发文的归档与文书档案一起，在第二年由办公室向档案部门移交，其他的技术资料、合同、电子文件等采用随到随归的方法，并把工程图纸的发放管理纳入到档案管理中，确保应归档的文件材料及时完整地归档。

2、将工程项目档案管理工作纳入到合同管理中

合同是现代社会规范经济工作最重要、最有力的法律手段。工程建设项目要顺利实施离不开合同的约束，工程档案是整个工程项目的一个重要组成部分，它的管理也必须依靠合同这一有力的法律武器进行规范。要把档案管理纳入到合同管理中，在签订设计、监理、施工、购置等合同时，要列有专门的条款，明确规定项目文件材料的2024、整理和归档责任，对归档质量、归档份数和归档时间作出明确的规定，保证外单位编制的工程档案质量符合归档要求。

3、配备高素质档案人才队伍

人才是做好工作的关键因素，工程档案归档的质量与档案人员的业务水平密切相关。档案部门不是闲职岗位，需要配备业务素质高、责任心强的专业人才。档案管理人员负有对本单位各部门的档案工作及各施工单位交工文件、竣工图纸的编制进行指导、监督的权利和义务，并对档案的接收负有把关的责任，对工程档案的归档质量起着至关重要的作用。高素质的档案管理人才不仅能严格执行档案管理的各项规章制度，而且能与进俱进，不断创新，以适应时展的要求。

四、电子文件材料的归档。

1、正确选择电子文件归档的途径

（1）借助计算机信息管理网, 开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展, 越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选, 反映了职能活动的概貌, 在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性, 是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件, 应由电子文件形成部门编目整理,利用网络技术向档案部门传输, 可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线, 建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。

（2）选择电子文件信息的汇集点, 由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要, 计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一” , 打破了立卷单位界限,更趋向于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹企业的信息管理工作, 是开发集中统一型信息系统的牵头部门, 成为电子文件信息的汇集点, 又具有一定的技术设备及人才, 由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档, 是最佳归档途径之一。

2、建立电子文件归档制度

开展电子文件归档也要以人为本, 形成一支队伍, 承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生, 不像原纸质文件的归档人员, 经过多年实践, 已形成相对稳定的骨干队伍, 有较好的工作基础, 所以, 依靠原纸质档案立卷工作骨干, 以各单位计算机与信息管理同为主体, 重新建立归档工作队伍更为现实。

专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理, 并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案, 电子文件形成部门以定期或不定期的方式, 把日常产生的电子文件档案信息, 以标准化的格式通过网络传递给档案部门, 由档案部门进行分类、整理、编目, 分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里, 在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上, 并做多个备份, 避免自然因素损坏和非法访问。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能, 并进行用户确认, 以确保档案的完整与安全。

3、建立电子文件全过程管理的制度

电子文件从形成到电子档案的开发利用, 中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清, 制度不明, 考虑不周, 都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此, 及早地建立电子文件全过程管理制度, 明确各方面的职责要求, 就显得非常重要。如电子文件形成后就应及时进行2024、积累, 以防在分散状态下发生信息丢失。因此, 一开始就明确由谁进行2024、积累, 如何进行2024、积累, 建立2024、积累制度和严格的归档制度, 是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。电子文件的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比, 都有很大区别, 要明确无误地做出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查, 凡不符合要求的, 都要有明确的处理措施, 不能有丝毫含糊, 否则将会对电子文件的原始性、真实性和完整性造成极大危害。

4 、制定电子文件的保护措施

对于电子文件而言, 信息与载体是可分离的, 电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃, 甚至被销毁的危险。此外, 电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手――电脑病毒。电脑病毒是一种程序, 它通过修改其它程序, 并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。

因此, 如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。目前, 保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中, 数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理, 使其成为难于识读的数据; 数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志: 如印签、花纹等隐藏于电子文件中, 电子文件如被拷贝时, 这些标志是不会被拷贝的, 这样保证了电子文件信息的唯一性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害, 若归档的电子文件被修改、删除, 该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而, 保护电子文件信息的技术只能是相对的, 因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。

五、结束语

总之，对于企业档案工作来说既有安全指标又有实际工作一定会将档案管理推上一个新台阶，但要与时俱进还要关注新的电脑信息技术，使我们的电子文档管理处于领先位置，才能更好地为企业服务，使我们的企业立于不败之地。

参考文献

[1] 陈瑞雯,臧晓琳,周淑英,王秀敬.归档工作新形势下如何做好文件[J]. 山东水利. 2002(07)

[2] 武晓莉.工程技术档案归档工作的现状及对策[J]. 山西建筑. 2007(35)

合同归档管理范文第3篇

（一）规范化、标准化的档案归档

档案的归档主要会分为纸质档案归档和电子档案的归档两部分。充分利用计算机网络平台实现档案归档工作，以实现信息化和现代网络化为目标，着眼于建立高标准、高性能的系统。利用计算机网络平台，归档工作需要对每一个环节都进行明确的规范，使各个层面达到一定的水平，这样才能提归档工作的综合能力，发挥出整体优势。

（二）医院部门之间的共同协作

在办公自动化的背景下，档案自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，医院的自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个档案管理部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案管理需要系统性的特点。

二、改善办公自动化环境下的医院档案管理工作的具体措施

（一）转变传统的方式，促进高效档案管理

在办公自动化的背景下，文件自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案档案管理需要系统性的特点。

（二）制定标准化、规范化的档案管理制度

办公自动化下的档案管理具有及时、方便、快捷等的优点，同时伴随着这些优点下的问题就是档案管理工作必须要标准，统一和规范化。第一，如果文件管理和档案管理是分离的，那么两者之间就会存在越权问题，尤其是文件归档的前期容易发生这样的情况。因此，单位必须制定一套标准，规范档案的管理工作。第二，在业务流程和技术操作过程中，文件处理、归档和一些著录中都应制定统一的格式和标准，同时确保不同的接口类型中的档案能顺利、安全归档。

（三）建立专业档案管理队伍

合同归档管理范文第4篇

天津市档案局在电子政务整体框架下，按照现有的档案工作体系，根据电子文件生命周期理论，提出电子文件三级四阶段管理模式。即各级机关文件形成部门通过办公自动化系统归档移交接口向机关档案室移交电子文件，机关档案室通过档案室档案管理系统向档案馆电子文件中心移交，档案馆电子文件中心定期将符合要求的电子文件向档案馆档案信息资源库移交。归档后的电子文件要经过档案室、电子文件中心和档案馆三级保管单位，而电子文件的产生流转需经过文件形成系统、归档管理系统、文件中心利用系统、档案信息保存系统四个阶段。文档一体化管理模式的确定，对于电子文件管理工作更具有实际指导意义。

在推进电子政务过程中，天津市档案局从管理制度与技术实施两方面入手。一手抓标准规范建设，一手抓应用平台试点。

一方面以标准研究为切入点，在承担国家行业标准《电子公文文档一体化业务流程管理规范》的起草编制工作的同时，结合天津的实际，先后起草制定了《天津市电子公文归档与管理暂行办法》、《天津市电子公文元数据表》、《天津市电子公文归档数据结构规范》、《天津市归档电子公文移交数据结构规范》等一系列标准规范。在电子文件和档案管理标准化方面进行了较为深入的研究和探索，推动了档案标准化建设的有序开展。另一方面，以抓应用平台试点，带动整体发展，实现不同业务系统、不同类型数据有效转换与交流的统一的信息共享平台。在制定标准过程中，联合社会科研力量，结合办公系统和电子文件归档管理系统的特点，采用“中间件”技术，开发了电子文件格式转化、电子文件元数据提取等相关软件，以先行办公系统和今易档案综合管理系统为范本，搭建文档一体化业务流程技术规范标准的应用平台。初步实现了机关档案室归档电子文件内容、背景、结构及版式等元数据归档齐全，并与同级档案馆的电子文件中心无缝对接。

目前，天津市人大常委会办公厅等单位，按照天津市档案局制定的相关标准规范，采用三级四阶段一体化管理模式，不仅实现文档一体化管理，而且顺利实现电子档案向市档案馆的移交，为市级机关实现电子文件归档管理提供了示范作用。电子公文相关标准和应用平台的研制，为档案室与档案馆提供一个完整统一的管理体系，进一步实现电子文件顺利进馆和探索档案信息利用的网络化模式奠定了坚实的基础。

附：天津市档案局制定的标准规范简介

天津市档案局于2006年2月20日制发了《天津市电子公文归档与管理暂行办法》、《天津市电子公文元数据表》、《天津市电子公文归档数据结构规范》、《天津市归档电子公文移交数据结构规范》等标准规范，目的是使各单位电子文件管理工作能够有章可循，更加趋向系统化、科学化和规范化，以确保电子中产生的电子文件能够得到长期保管和有效利用。

1. 《天津市电子公文归档与管理暂行办法》

该《规范》属管理规范，主要从管理模式、管理原则、设备要求、格式要求、整理要求、保管要求以及电子公文归档内容、归档方式、归档时间和方法等方面对电子公文的归档及相关管理做出具体规定。该《规范》原则上对于各单位办公自动化系统产生的电子公文的管理更为适合。严格意义上讲，该《规范》要求有基于软件的管理系统从文件生成时起就对电子文件进行前端控制和全程管理，这是适应天津市电子政务和电子档案管理工作发展的要求，是确保电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用的制度保障。

2. 《天津市电子公文元数据表》

该《规范》以表格形式列出了电子政务系统应归档的元数据项和档案室向档案馆移交的元数据项，并详细描述每一元数据项具体含义包括名称、定义、必备性、可重复性、数据类型、指定值、缺省值、著录信息源、著录细则、注释等。其中电子政务系统归档元数据有30项，包括有15个必选项；档案室向档案馆移交电子文件元数据有35项，包括有16个必选项。这些数据项是在电子公文开始起草到最后永久保管或销毁的运转过程对文件及其文件管理活动的著录，并为电子公文提供了可靠、真实和完整的凭证。

3. 《天津市电子公文归档数据结构规范》和《天津市归档电子公文移交数据结构规范》

该《规范》从技术层面解决电子公文的安全归档、数据共享、长久保存和利用等问题，适用于电子公文归档、移交信息的生成、存储与交换。它规定了电子公文归档、移交所需数据文件的信息组织方式、存储结构及其基于XML的数据体描述规则和方法。并结合《天津市电子公文归档与管理暂行办法》的2024要求，提出针对电子公文归档和移交的数据结构的形式、内容和XML的表达方式，按W3C的标准完成了Schema文件，基本确定了XML文件中所包含的必备数据项和可选数据项，并确定了各数据项的数据类型。

确定电子公文归档和移交的数据结构采取树形结构，以一定的编码方式设定根目录名称，归档信息的XML文件保存在根目录下，根目录下还存放一个用于记录本文件夹下所有文件信息的文本文件，以保证电子公文移交的完整性，根目录下再设若干文件夹，一个文件夹保存一份归档电子公文，包括归档电子公文定稿、正式文件、背景信息、元数据及其他附加文件。整个树形结构完整保存了一份电子公文的归档或移交信息。

合同归档管理范文第5篇

关键词：合同档案；档案管理；措施

随着市场主体法制观念的不断增强，市场交易行为日趋规范，合同档案数量与日俱增，在不同领域发挥的作用日益凸显。笔者所在单位每年新增合同近3万件，累计已达26万余件，在合同档案管理的探索中积累了一些有益的经验，也存在一些需要探讨的细节问题。下面以中国联通河南省分公司为例，从三个方面对合同档案管理的做法进行梳理、探讨。

1 合同档案的2024

1.2 2024内容：合同档案的内容应包括合同审批、招投标、签订、履行、变更、终止、争议解决等与合同2024的文件材料，不能局限于合同本身，应做到齐全完整、不重不漏。[1]具体包括以下三个方面：

1.2.1 合同审批阶段的文件材料：包括与合同2024的技术背景资料、可行性论证、技术评价报告、招投标文件、审批文件、审签单等。[2]

1.2.2 合同签订阶段的文件材料：包括法人授权委托书、签字仪式声像材料、廉洁自律承诺书、公证书、合同书等。由于合同正本和副本在内容一致的情况下法律效力相同，但合同正本的签字、盖章必须是原件，合同副本则不一定，因此，合同归档时应以正本为准，只有在正本因某种原因缺失的情况下可以将副本归档，不应当将正本和副本同时归档保存。

1.2.3 合同履行阶段的文件材料：包括合同变更、补充协议、争议解决、法律诉讼、备忘录、项目验收等。

1.3 2024方式：合同档案的2024方式由合同档案的内容、性质、管理模式等所决定，但应从源头、过程进行管控，确保合同的2024齐全、完整。[3]

1.3.1 系统内合同的2024：对于通过合同管理系统进行审签的合同，笔者所在单位为确保合同及时归档，在合同审签流程中增加了档案部门管控环节，没有档案人员的归档确认信息，合同无法进入履行环节和合同款的结算，为合同档案的齐全完整提供了切实有效的管控手段。

1.3.2 系统外合同的2024：对于通过传统方式签订的系统外合同，在合同签字盖章环节由负责合同印章管理的人员牵头2024如果本单位先加盖合同章，经办人应登记合同信息，并签字承诺待合同他方签字盖章后负责移交归档；如果本单位后盖章，直接在加盖合同章时留存一份归档。

2 合同档案的整理

2.1 合同档案的分类。现行档案分类方案没有将合同档案作为一个单独的一级类目进行管理，但不同规模、不同性质的单位在合同档案分类方面的做法却千差万别，有的将合同档案作为一个单独门类，并在档案管理系统中设置了合同档案模块，有的将合同档案归入不同的类目中。笔者认为，合同档案管理应遵循现行档案分类大纲，按问题或机构将其归入不同的类目，不宜单独作为一个独立门类进行管理，以维护现有分类方案的严整性，避免出现“平行类目交叉、上下类目互不从属”[4]的现象。同时，为便于合同档案的日常管理和开发利用工作，可借鉴文书档案中的发文汇集管理模式，将合同及其相关文件材料按所属类别归档，并将合同正本（或副本）按照合同流水号排列，进行独立管理。这样既不改变现行档案分类体系，又便于合同档案的日常管理、统计和利用，同时保证了工程、科研、设备等档案的完整性和成套性。

2.2 合同档案保管期限的划分。确定合同档案保管期限的基本原则是以合同本身的价值为依据，并兼顾其他因素。首先，属于不同档案类型的合同保管期限划分标准不同，比如文书档案是永久、30年、15年，科技档案是永久、长期、短期。其次，合同的履行期限是重要参考指标，合同条款规定的合同有效期是划分合同档案保管期限的重要依据之一。再次，合同标的涉及设备、土地等使用年限应作为考量因素。最后，考虑合同续签优惠条件等因素，根据设备的更新换代情况适当延长合同档案的保管期限。比如，再次采购同类型设备或其升级换代产品，可给予合同总价15%的优惠。避免片面夸大合同的重要性，将合同不分主次一律列为永久保管，也不应当有完全按照合同履行期限，履行期满即销毁的极端做法。可见，尽管鉴定合同价值并无具体标准可循，但只要善于综合各方面信息，运用全面的、辩证的、动态的观点看问题，就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。

2.3 合同档案的排序。合同档案整理时，无论按机构还是按问题分类，无论归入哪种档案类型和类目，合同档案的排序应遵循下列原则：首先，将与合同订立、变更、履行、终止等相关的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件进行整理。其次，按照结论性文件在前，依据性文件在后的原则排序，不宜简单机械地按文件形成时间先后顺序排列。最后，合同审签单上记载的信息反映了合同的起草、修改、审核等形成过程，相当于正式公文的定稿，应将其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原则以确保合同档案之间的有机联系、主次分明、条理清晰。

2.4 变更、续签合同的归属。合同变更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完毕时，由于一定法律事实的出现而使合同内容发生改变。文书档案中合同归档时一般以年度为单位，对于跨年度签订合同变更或补充协议不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于档案的统计；二是原有档案有统一的编号，插入文件时将造成编号的混乱；三是增加新归档合同需要调整档案盒甚至档案柜的位置；四是不便于合同档案的检索利用，例如，在2012年签订的补充协议，如果放到2009年度归档，可能造成检索失误。但按年度似乎又割裂了合同间的必然联系，正确处理方法是在合同备考表中注明相互关联合同档号及存放位置。

2.5 合同档案归档文件目录的填写

2.5.1 文件编号。不同单位的合同签订都有自己独立的合同审批流程和合同号的编制规则，填写文件编号时，应以本单位的合同号为准，而不是合同他方编制的合同号。

2.5.2 责任者。因合同的订立方为双方或多方，所以合同档案的法定责任者为两个或以上，且必有一方是本单位，归档工作中为了目录格式的美观和检索方便，合同档案的责任者应填写合同他方，便于查询和管理。

2.5.3 成文日期。合同成文日期的确定类似于联合行文，以最后一个合法签订人签署的日期为准，因为只有合同各方全部签字盖章后合同才能正式生效。

3. 合同档案的信息化建设

3.1 合同管理系统中电子印章的技术处理方法。一些合同量较大的单位都建设了合同管理系统，通过系统审签合同有利于严格控制流程，公开、透明、提高效率，但由于合同签订各方可能一方没有使用系统，也可能使用不同的系统，不太可能使用同一系统进行同一合同的审签，合同签署环节加盖双方电子印章在目前管理格局下难以实现，应通过不同方式履行完合同各方的审批流程后手工加盖合同章，将签字盖章页扫描后插入合同管理系统中的电子合同正本中，完成电子合同的签署流程，并形成完整的电子合同版本。

3.2 档案管理系统中合同档案的模块设置。根据前面分析，尽管我们不赞成将合同作为单独门类进行管理，但在档案管理系统中设置独立的合同档案模块便于合同档案管理。因为文书、科技等类型档案的著录项目不能完全涵盖合同档案的著录和检索信息，如，合同金额、合同类型、授权签约代表、合同对方等。但在编制档号时，仍然按照所归入的门类正常编号，并在备考表注明参见号。

3.3 合同档案的数字化管理。合同档案的数字化管理即利用OCR、存储、数据库等技术手段，通过数据交换、转存、扫描等方式，将不同载体形式的合同转化为数字化的档案信息，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享的工作机制。主要途径如下：

3.3.1 搭建系统桥梁。信息化水平较高、合同量较大的单位，一般都建设了网络版合同系统和档案管理系统，通过建立联网的系统间数据交换接口，实现已办结合同数据自动转换、存储到档案管理系统，直接实现合同档案的数字化管理。

3.3.2 下载转存数据。对于因经济、技术等原因无法建立系统间数据交换接口的情况，可以将电子合同下载后，通过原文管理的方式转存到档案管理系统，以实现合同档案的数字化管理。

3.3.3 扫描挂接数据。通过扫描、拍摄等方式，将纸质载体的合同转化为电子合同，并进行技术加工和处理，通过批量数据挂接方式，实现合同档案的数字化管理。

结语：SOX（萨班斯）内控检查和内部审计越来越严格，对境内外上市企业合同档案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同档案管理模式，强化合同档案规范化管理，有助于提升企业基础管理水平。

参考文献：

[1]袁俊玲.2024合同档案管理的若干思考[J].山东档案，2000（4）：4～5.

[2]张耘.合同档案的特点及其管理[J].山西档案，2000（4）：23～25.

[3]储玲.试论合同档案必须实现全面质量管理[J].机电兵船档案，2009（5）：33～34.